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Ce guide est un outil mis à votre disposition pour vous aider à gérer et à administrer le régime d’assurance collective de votre entreprise.

Pour commencer Adhésion/Admissibilité Changements concernant les employés Régimes flexibles Établissement standard garanti (ESG) Facturation Présentation d’une demande de règlement Formulaires Compte crédit bien-être Toutes les sections

Pour commencer

 

Reportez-vous à la page Pour commencer pour enregistrer, activer, rétablir un mot de passe du portail Administration en ligne.

Conseil : Si vous avez besoin d’aide, veuillez communiquer avec l’équipe des Solutions d’assurance collective RBC Assurances, au 1 855 264-2174.

Votre rôle en tant qu’administrateur du régime d’assurance collective de votre compagnie consiste notamment à :

  • Procéder à l’adhésion des nouveaux employés ou au renouvellement de l’adhésion des employés ou à la résiliation de l’assurance des membres de régime
  • Signaler les événements marquants (p. ex., arrivée d’un nouveau-né, modification des personnes à charge, etc.) et mettre à jour la couverture.
  • Modifier l’assurance du conjoint, les salaires, la division ou la catégorie
  • Confirmer l’admissibilité des étudiants
  • Payer les primes
  • Tenir à jour les dossiers des employés et assurer leur exactitude
  • Faire connaître et comprendre aux employés leurs avantages sociaux et les ressources mises à leur disposition

Une mine de ressources en matière de ressources humaines pour les administrateurs de régime !

Votre régime d’assurance collective RBC Assurances vous permet d’accéder gratuitement à notre Centre de Soutien des RH RBC Assurances, qui renferme notamment des politiques et des modèles sur les RH prêts à l’emploi, des renseignements à jour sur les lois relatives aux normes d’emploi et plus encore. Accédez au lien à partir de la barre de menus supérieure pour voir quelles sont les ressources mises à votre disposition pour vous soutenir dans vos fonctions d’administrateur de régime.

Les membres du régime qui bénéficient de l’assurance maladie complémentaire et de l’assurance soins dentaires recevront une carte d’identification et géreront leur assurance maladie complémentaire et leur assurance soins dentaires à partir de notre site sécurisé des Assurance en ligne. Veuillez vous reporter au Guide de démarrage rapide et à la démonstration.

Les membres du régime qui bénéficient de l’assurance maladie complémentaire et de l’assurance soins dentaires peuvent gérer leurs assurances maladie complémentaire et soins dentaires au moyen de notre appli mobile.

À titre d’administrateur de régime, vous recevrez des cartes d’identification à l’intention des membres du régime une fois leur adhésion terminée. Les membres du régime peuvent également obtenir des copies électroniques par Assurance en ligne ou par l’appli Mes assurances RBC Assurances. Reportez-vous à la rubrique « Imprimer une carte d’identification » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

RBC Assurances s’est engagée à prévenir les activités frauduleuses. Les demandes de règlement en assurance collective sont vérifiées périodiquement afin de prévenir la mauvaise utilisation des régimes, qu’elle soit intentionnelle ou pas.

La fraude augmente le coût du régime pour vous à titre d’employeur, ce qui met la couverture à risque. Vous pourriez devoir payer des primes plus élevées ou perdre certaines garanties afin de couvrir l’augmentation des coûts.

Les membres de votre régime peuvent recevoir un questionnaire lié à la vérification d’une demande de règlement. Ils doivent le remplir sans tarder, étant donné que ce questionnaire nous aide à protéger tous les membres de votre régime et leurs garanties contre tout emploi abusif.

En savoir plus sur la fraude à l’assurance.

Accédez à notre nouvel espace démonstration pour savoir comment présenter une demande de règlement, vérifier votre admissibilité aux prestations et découvrir d’autres options du régime accessibles en ligne

Conseil : Si votre adresse de courriel change, assurez-vous de la mettre à jour dans votre profil.

 

Adhésion et admissibilité

 

Il vous incombe de gérer le processus d’adhésion ou de renouvellement de l’adhésion. L’adhésion des nouveaux employés au début de leur emploi devrait faire partie intégrante de votre procédure d’embauche, même si l’assurance peut ne pas entrer en vigueur avant une date ultérieure. Les processus suivants peuvent vous aider à administrer votre régime d’assurance collective.

Avant de procéder à l’adhésion d’un employé, vérifiez son admissibilité en répondant aux questions suivantes :

  • L’employé est-il un résident du Canada et couvert par le régime d’assurance-maladie provincial? Si non, l’employé n’est pas admissible pour la couverture, à moins qu’il ne détienne un permis de travail valide et en vigueur et qu’il ait une assurance maladie provinciale en vigueur ou une police d’assurance maladie équivalente émise par une compagnie d’assurance qui couvre les soins médicaux d’urgence en cas de blessures ou de maladies.
  • L’employé appartient-il à une catégorie d’employés admissibles couverts au sens de la police collective ? Si non, il pourrait ne pas être admissible à la couverture.
  • L’employé est-il un employé permanent travaillant le nombre minimum d'heures par semaine stipulé dans la police d’assurance collective ? Si non, il pourrait ne pas être admissible à la couverture.
  • Le salaire de l’employé répond-il à la définition de rémunération stipulée dans la police collective ? Si non, assurez-vous de le vérifier avant l’adhésion.
  • Veuillez noter qu’il est obligatoire d’indiquer le genre du membre du régime dans ce champ utilisé uniquement aux fins d’établissement des taux. RBC Assurances ne fera pas de mention de genre dans ses communications avec le membre du régime. Lorsque vous entrez ces renseignements, veuillez utiliser le genre auquel le membre du régime s’identifie : homme (H), femme (F) ou autre (A).

Pour être en mesure de saisir les renseignements nécessaires à l’inscription de votre employé, vous devez d’abord lui demander de remplir le Formulaire d’adhésion à l’assurance collective, puis ouvrir une session sur le portail Administration en ligne pour traiter l’adhésion de l’employé. Conservez l’original du Formulaire d’adhésion à l’assurance collective en dossier. Reportez-vous à la rubrique « Ajouter un membre du régime » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Conseil : Pour éviter d’avoir à soumettre une preuve d’assurabilité, il est impératif que l’adhésion de tous les employés admissibles soit effectuée dans les 61 jours suivant la date d’expiration de la période probatoire de l’employé ou la date à laquelle celui-ci devient admissible à l’assurance.

Conseil : Si votre entreprise n’a pas mis en place un processus d’intégration en bonne et due forme, reportez-vous à la Liste de vérification pour une nouvelle embauche dans le Centre de Soutien des RH RBC Assurances et adaptez-la de façon à assurer aux nouveaux employés une transition harmonieuse.

Veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective pour connaître la période probatoire à respecter dans le cadre de votre régime. Les employés admissibles embauchés après la date d’effet de votre police d’assurance collective sont admissibles à l’assurance à l’expiration de la période probatoire. Lorsque vous procédez à l’adhésion d’un employé au moyen du portail Administration en ligne, l’outil appliquera automatiquement toute période probatoire nécessaire.

Pour renoncer à la période probatoire dans le cas d’un nouvel employé, l’une des conditions suivantes doit être remplie :

  • Il s’agit d’une condition d’emploi.
  • L’employé est passé d’un emploi à temps partiel ou sous contrat à un emploi à temps plein et il a satisfait à la période probatoire durant sa période d’emploi.
  • L’employé gagne plus de 50 000 $ par année.

Inscrivez l’employé à l’aide de l’option « Ajouter un membre du régime », confirmez que vous souhaitez renoncer à la période probatoire. Confirmez que les critères sont remplis et sélectionnez « Suivant » pour continuer.

  • Si vous sélectionnez « OUI » pour renoncer à la période probatoire, un menu déroulant s’affichera avec la confirmation des montants alloués pour la renonciation à la période probatoire.
  • Si le membre du régime ne répond pas aux critères, vous pouvez modifier votre réponse et sélectionner « NON » et la période probatoire sera appliquée.
  • Si vous acceptez les conditions de renonciation à la période probatoire, entrez « SUIVANT » et la couverture commencera à la date d’embauche.

Les conditions de participation sont définies dans votre contrat d’assurance collective. La participation est déterminée au niveau du régime, et non des garanties. Un employé doit adhérer à toutes les garanties, à l’exception de l’assurance maladie complémentaire et de l’assurance soins dentaires. L’employé ne peut renoncer à l’assurance maladie complémentaire et soins dentaires pour lui et ses personnes à charge que s’il est couvert par le régime d’avantages sociaux de son conjoint ou partenaire. Si l’assurance du conjoint ou du partenaire prend fin à une date ultérieure, l’employé ou les personnes à sa charge peuvent adhérer au régime sans pénalité au cours des 61 jours suivant la cessation du régime du conjoint ou partenaire. Reportez-vous à la rubrique « Rétablir une protection ayant fait l’objet d’une renonciation » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Si un employé refuse une garantie, veuillez lui demander de remplir le formulaire Renonciation à l’assurance collective et transmettez-le par courriel à admin@groupinsurance.rbc.com. Gardez l’original du formulaire à portée de la main. Si l’employé présente une demande d’assurance pour une assurance à laquelle il a précédemment renoncé, il doit remplir et transmettre un formulaire Preuve d’assurabilité.

Le formulaire de preuve d’assurabilité doit être fourni dans les situations suivantes :

  • Lorsqu’un employé ou une personne à charge est un adhérent tardif.
  • Lorsqu’un employé demande un montant d’assurance qui dépasse le maximum sans preuve d’assurabilité stipulé dans votre police d’assurance collective
  • Lorsqu’un employé ou une personne à charge présente une nouvelle demande pour une assurance qui avait été précédemment résiliée ou refusée.
  • Lorsqu’un employé ou une personne à charge a précédemment refusé l’assurance au titre de cette police et qu’elle en fait la demande à une date ultérieure.
  • Lorsqu’un employé ou une personne à charge fait une demande pour l’assurance vie temporaire facultative.

L’employé doit remplir le formulaire de preuve d’assurabilité et le transmettre par courriel à MedicalUnderwritingSupport@rbc.com. Si des renseignements médicaux supplémentaires sont requis, le proposant ou le médecin de celui-ci en sera avisé directement. Nous prendrons en charge les frais liés à l’obtention de ces renseignements, sauf dans le cas d’un adhérent tardif (un employé ou une personne à charge qui fait une demande d’assurance plus de 61 jours après y être admissible). Dans ce cas, l’employé devra payer lui-même ces frais. Nous vous ferons parvenir notre décision par correspondance, en y joignant une copie à l’intention du proposant. La copie du document motivant notre décision doit être remise à l’employé.

Si l’assurance est approuvée, la date de prise d’effet sera indiquée dans la lettre d’approbation. L’assurance approuvée sera ajoutée à votre relevé de facturation dans un délai de deux cycles de facturation.

Conseil : Si un formulaire de preuve d’assurabilité est demandé, il sera indiqué sur la facture que l’employé n’est « pas admissible », jusqu’à ce que le formulaire de preuve d’assurabilité soit approuvé.

Réembauche dans les six mois :

  • Si l’employé reprend le travail au cours des six mois suivant la cessation de son emploi, vous pouvez renoncer automatiquement à la période probatoire et renouveler l’adhésion de l’employé. La remise en vigueur de l’adhésion de l’employé doit avoir lieu au cours des 61 jours suivant sa réembauche. Pour ce faire, il vous suffit de faire parvenir un courriel à admin@groupinsurance.rbc.com ou d’utiliser la fonction « Nous joindre » et de fournir le numéro de votre police collective, le nom de l’employé en question, la date de son retour au travail et la date de prise d’effet de l’assurance.

Réembauche après plus de six mois :

  • Si l’employé reprend le travail à temps plein plus de six mois après la cessation de son emploi, il doit être considéré comme un nouvel employé ; la période probatoire n’est pas éliminée et la procédure d’adhésion habituelle doit être suivie. Demandez à l’employé de remplir le Formulaire d’adhésion à l’assurance collective, puis ouvrez une session dans le portail Administration en ligne pour procéder à l’adhésion de votre employé. Conservez l’original du Formulaire d’adhésion à l’assurance collective en dossier. Reportez-vous à la rubrique « Ajouter un membre du régime » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Réembauche après un congé de maternité/congé parental ou une mise à pied :

  • Vous pouvez renoncer à l’exigence pour l’employé d’accomplir la période probatoire s’il reprend le travail à temps plein au terme d’un congé de maternité ou d’un congé parental ou d’une mise à pied si l’employé avait décidé d’interrompre son assurance pendant ce congé ou cette absence. L’adhésion de l’employé doit être rétablie au cours des 61 jours suivant son retour. Pour rétablir l’adhésion de l’employé qui revient au travail, envoyez un courriel à admin@groupinsurance.rbc.com en indiquant le numéro de votre police, le nom de l’employé en question, la date de retour au travail de l’employé et la date de prise d’effet de l’assurance.

Employés affectés à l’extérieur du Canada

  • Les voyages d’affaires de 12 mois ou moins dans un pays qui n’est pas considère comme « a haut risqué » ci-dessous sont autorises
  • Les voyages d’affaires dans n’importe quel pays de plus de 12 mois nécessitent une approbation
  • Les voyages d’affaires pour une durée quelconque dans un « pays préoccupant » nécessitent une approbation
  • Un formulaire de Déplacement d’affaires à l’étranger doit être rempli lorsqu’une approbation est requise, comme indiqué ci-dessus.

Les pays suscitant des préoccupations sont généralement définis comme ceux où le gouvernement du Canada a un avertissement en vigueur selon lequel il faut « éviter tout voyage » dans le pays. Les pays suscitant actuellement des préoccupations sont les suivants :

  • L’Afghanistan
  • Bélarus
  • Burkina Faso
  • Burundi
  • République centrafricaine
  • Tchad
  • République démocratique du Congo
  • Érythrée
  • Éthiopie
  • Haïti
  • L’Irak
  • Iran
  • Liban
  • Lybie
  • Mali
  • Mauritanie
  • Myanmar (Burma)
  • République du Niger
  • Nigéria
  • Corée du Nord
  • La Russie
  • Soudan du Sud
  • Soudan
  • République arabe syrienne
  • Ukraine
  • Venezuela
  • Yémen

Afin de renforcer les exigences relativement à la langue française, le gouvernement du Québec a déposé le projet de loi 96, qui entre en vigueur le 1er juin 2023. Le projet de loi 96 exige que les entreprises respectent le droit de leurs clients résidant au Québec d’être informés et servis en français.

Pour se conformer à la réglementation prévue par le projet de loi 96, RBC Assurances fournira les livrets et les certificats du membre du régime en français et en anglais aux membres du régime résidant au Québec. Les promoteurs de régime résidant à l’extérieur du Québec avec des employés basés au Québec, peuvent s’adresser aux équipes Vente et Service de RBC Assurances pour obtenir des livrets en français.

Lorsque vous parlez à des clients résidant au Québec, n’oubliez pas de :

  • Présenter les propositions et tous les autres documents d’assurance d’abord en français, même si leur préférence de langue est l’anglais.
  • Supprimer toute version antérieure des formulaires pertinents. Nous vous encourageons fortement à utiliser les nouvelles versions mises à jour date du 1 juin 2023 et suivantes, car l’utilisation d’une version incorrecte peut entraîner le rejet de la proposition.
 

Changements concernant les employés

 

En tant qu’administrateur du régime, vous devez impérativement tenir à jour tous les renseignements concernant les membres de régime.

Parmi les changements possibles, mentionnons les suivants :

  • Modification des renseignements personnels concernant le membre du régime, notamment son nom, sa langue, ajout ou suppression de personnes à sa charge ou modification de son état matrimonial, par exemple remplacement de « célibataire » par « couple » ou « famille ».
  • Changement de division, de catégorie ou du lieu de travail
  • Changement de fonctions, de salaire ou du nombre d’heures travaillées

Pour vous aider à saisir l’information nécessaire à l’enregistrement de tout changement, demandez d’abord à l’employé de remplir le Formulaire de modification des renseignements sur le membre du régime puis utilisez le portail Administration en ligne et reportez-vous à la rubrique « Modifier ou corriger une erreur dans un renseignement existant » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Tous les changements doivent être déclarés au moyen du portail Administration en ligne au cours des 31 jours suivant la date de prise d’effet du changement. Les changements qui remontent à plus d’un mois ou qui entreront en vigueur dans plus d’un mois ne peuvent pas être effectués au moyen du portail Administration en ligne. Vous devez communiquer avec notre équipe d’administration pour faire le changement.

Certains types de modifications touchant les membres du régime peuvent être traitées en grand nombre, ce qui permet le traitement en temps réel de ces demandes. Les types de modifications qui peuvent être traitées comme une opération de masse comprennent ce qui suit :

  • Mises à jour du salaire
  • Modifications aux divisions de facturation
  • Changements de catégorie
  • Changements de Centre de coûts
  • Cessations d’emploi
  • Remises en vigueur

Reportez-vous à la rubrique « Transaction de masse » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Conseil : Vous pouvez également téléverser un tableur comportant les modifications touchant les membres du régime au moyen du portail d’administration en ligne pour qu’il soit traité par notre équipe Services administratifs, Assurance collective.

Si un membre du régime a une personne à charge qui est étudiant à temps plein dans un collège ou une université reconnus et qui est âgée de 21 ans, mais moins de 26 ans, la fréquentation de l’établissement d’enseignement doit être confirmée tous les ans. Nous vous enverrons au début de chaque année scolaire une liste des membres de régime et de leurs personnes à charge âgées de 21 à 26 ans. Vous aurez alors 60 jours pour communiquer avec les membres de votre régime et confirmer l’exactitude des renseignements sur les personnes à charge, et en faire part à RBC Assurances.

La confirmation de l’exactitude de ces renseignements permet de s’assurer que les personnes à charge admissibles seront couvertes sans interruption par les assurances maladie et soins dentaires jusqu’en septembre de l’année suivante.

Conseil : À titre d’administrateur de régime, vous pouvez ajouter ou supprimer des personnes à charge en utilisant le portail Administration en ligne. Pour ce faire, reportez-vous à la rubrique « Ajouter une personne à charge » ou « Résilier la protection d’une personne à charge » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées. Vous serez en mesure de choisir une personne à charge, une personne à charge ayant des besoins spéciaux ou un conjoint.

Conseil : Les membres du régime dont les enfants s’apprêtent à entreprendre des études postsecondaires seront intéressés de savoir que leur Programme d’aide aux employés Travail/Vie privée peuvent les aider à choisir l’établissement d’enseignement et à présenter une demande d’inscription, à comprendre les options de financement et leur offrir des conseils relativement à tout problème émotif qu’ils pourraient avoir pendant cette transition. Faites-leur savoir qu’un soutien leur est offert.

Pour modifier la désignation de bénéficiaire, là où la loi l’autorise, demandez au membre du régime de remplir le formulaire Désignation de bénéficiaire et conservez l’original dans vos dossiers.

Vous pouvez apporter les changements nécessaires en ouvrant une session sur le site Administration en ligne puis en modifiant les renseignements relatifs au bénéficiaire. Utilisez le portail Administration en ligne et reportez-vous à la rubrique « Modifier ou corriger une erreur dans un renseignement existant » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Advenant le décès d’un membre du régime, la couverture des personnes à charge assurées admissibles peut être maintenue jusqu’à la plus rapprochée des dates suivantes :

  • La date suivant de 24 mois la date du décès ;
  • La date à laquelle la personne assurée ne serait plus considérée comme une personne à charge au titre du régime si le membre du régime était encore en vie ; ou
  • La date à laquelle le régime d’assurance au titre duquel la personne à charge est assurée prend fin.

Utilisez le portail Administration en ligne pour indiquer le décès du membre de régime et ajouter les garanties du conjoint survivant. Une fois le conjoint survivant ajouté, une carte d’identification et une lettre vous seront envoyées par la poste. Cette lettre explique au conjoint survivant ce qu’il doit faire pour s’inscrire au service Solutions d’assurance collective en ligne.

Conseil : Faites savoir au conjoint survivant que ses personnes à charge et lui ont accès, par l’entremise du Programme d’aide aux employés Travail/Vie privée, à des conseillers compétents qui peuvent leur offrir un soutien pendant cette période difficile.

La résiliation concernant les membres de régime qui ne sont plus couverts au titre du régime doit être traitée rapidement afin d’éviter qu’ils n’engagent des frais supplémentaires donnant lieu à une demande de règlement. Résiliez la couverture des employés en ouvrant une session dans le portail Administration en ligne au cours des 14 jours suivant leur cessation d’emploi. Reportez-vous à la rubrique « Résilier l’assurance d’un membre du régime » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Conseil : Si vous avez besoin de directives concernant la marche à suivre pour résilier l’assurance d’un employé, veuillez vous reporter au document « Cessation d’emploi – Liste de contrôle » dans le Centre de Soutien des RH RBC Assurances. Accès au lien à partir du portail Administration en ligne.

Vous devez vous familiariser avec les dispositions relatives au congé de maternité et au congé parental de la Loi sur l’assurance-emploi et de la Loi sur les normes d’emploi de votre province. Tant que les primes sont payées, nous maintiendrons en vigueur l’assurance des employées en congé de maternité, jusqu’à concurrence de la période maximale prévue par les dispositions applicables au congé de maternité de la Loi sur l’assurance emploi ou de la Loi sur les normes d’emploi, à moins que l’employée avise par écrit l’employeur qu’elle n’a pas l’intention de maintenir sa participation au régime.

Si le membre de régime choisit d’interrompre son assurance, toutes les garanties prendront fin. Si le membre du régime choisit de renoncer à l’assurance, demandez-lui de remplir le formulaire Congé de maternité/congé parental – Refus de la garantie et versez l’original dans vos dossiers. Ouvrez une session dans le portail Administration en ligne pour résilier l’assurance. Reportez-vous à la rubrique « Résilier l’assurance d’un membre du régime » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Conseil : Pour obtenir des renseignements à jour sur les lois relatives aux normes d’emploi, veuillez consulter le Centre de Soutien des RH RBC Assurances et accéder au lien à partir du portail Administration en ligne. Avant qu’un employé parte en congé de maternité/congé parental, rappelez-lui que son Programme d’aide aux employés renferme de précieuses ressources pouvant lui être utiles sur des sujets tels que la santé avant et après la naissance, le développement de l’enfant, la recherche d’une garderie et les services de consultation, au besoin.

Il est possible que les employés dont l’assurance a pris fin aient le droit de transformer leur assurance, tel qu’il est décrit dans votre police d’assurance collective et comme la loi l’exige. Ces employés doivent communiquer avec l’équipe du service des Solutions d’assurance collective RBC à l’adresse groupbenefitsolutions@rbc.com ou au numéro 1 855 264-2174 pour obtenir immédiatement une soumission. Les demandes de transformation sont accessibles à partir des formulaires du service à la clientèle et doivent être reçues par RBC Assurances dans les 31 jours suivant la cessation d’emploi de l’employé.

Conseil : Les membres du régime peuvent ouvrir une session sur le site Solutions d’assurance collective en ligne pour mettre à jour leurs renseignements bancaires et l’adresse de leur domicile aux fins du traitement de leurs demandes de règlement.

 

Régimes flexibles

 

Les membres d’un régime flexible de Solutions d’assurance collective pourront choisir leurs garanties d’assurance maladie complémentaire et dentaire.

Pour être en mesure de saisir les renseignements nécessaires à l’inscription de votre employé, vous devez d’abord lui demander de remplir le Formulaire d’adhésion à l’assurance collective, puis ouvrir une session sur le portail Administration en ligne pour traiter l’adhésion de l’employé. Si un employé ne choisit pas un module, il doit être inscrit dans l’option de régime offrant le niveau de protection le plus faible. Conservez l’original du Formulaire d’adhésion à l’assurance collective en dossier. Reportez-vous à la rubrique « Ajouter un membre du régime » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Si un événement de la vie survient, du genre de ceux qui sont décrits ci-dessous, l’employé peut changer de catégorie au cours des 60 jours suivant l’événement en question.

Pour vous aider à saisir l’information nécessaire à l’enregistrement de tout changement, demandez d’abord à l’employé de remplir le Formulaire de modification des renseignements sur le membre du régime. Reportez-vous à la rubrique « Modifier ou corriger une erreur dans un renseignement existant » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Tous les changements doivent être déclarés au moyen du portail Administration en ligne au cours des 60 jours suivant l’événement de la vie.

Par « événement de la vie », on entend l’un des événements suivants :

Ajout d’une personne à charge

  • Mariage
  • Admissibilité d’un conjoint de fait
  • Naissance d’un enfant
  • Adoption d’un enfant
  • Acceptation de la garde légale d’un enfant

Suppression d’une personne à charge

  • Divorce
  • Séparation légale
  • Fin de l’admissibilité d’un conjoint/partenaire
  • Décès d’un conjoint/partenaire ou d’un enfant

Modification de la couverture

  • Perte ou obtention de la couverture du conjoint

Conseil : Un événement de la vie peut parfois être stressant. Faites savoir aux membres de votre régime que le Programme d’aide aux employés Travail/Vie privée leur donne accès à des conseillers compétents et à de précieuses ressources en cas de besoin.

À la date de votre sélection, utilisez votre Fiche de sélection des garanties et assurez-vous que les membres de régime ont été informés de la période de sélection et qu’ils effectuent leurs choix avant la date limite. Dans le cas des employés qui désirent effectuer un changement, nous vous recommandons de leur faire remplir la Fiche de sélection des garanties pour faire leurs choix.

Pour effectuer les changements, ouvrez une session sur le portail Administration en ligne ou, une fois que tous les employés ont terminé de faire leurs choix, ouvrez une session sur le portail Administration en ligne WebShield Stats et téléchargez l’état nominatif. Dans l’état nominatif, notez tous les employés qui demandent un changement de catégorie.

Transmettez l’état nominatif à l’adresse admin@groupinsurance.rbc.com pour que le changement soit effectué. Note - Les changements relatifs à la sélection des garanties entreront en vigueur à la date limite de sélection des garanties.

 

Établissement standard garanti (ESG)

 

Reportez-vous à cette section si votre régime d’assurance collective comprend le programme Établissement standard garanti (ESG).

Avant de procéder à l’adhésion d’un employé, vérifiez son admissibilité. Veuillez vous reporter à ce tableau pour enregistrer l’adhésion d’un nouvel employé dans une catégorie ESG.

Est-ce que l’employé est citoyen canadien ou résident permanent (immigrant reçu) ? Si l’employé répond non à cette question dans l’outil d’adhésion, on l’informera qu’un Questionnaire sur employé contractuel étranger est exigé. L’employé peut ignorer cette exigence et poursuivre sa demande d’adhésion, puisque le questionnaire a été supprimé. Sa demande d’adhésion progressera jusqu’à l’équipe Tarification, ESG, où l’avenant moins restrictif d’exclusion de voyage sera adjoint à sa police d’assurance.

Conseil : Pour éviter d’avoir à soumettre une preuve d’assurabilité, il est impératif que l’adhésion de tous les employés admissibles soit effectuée dans les 61 jours suivant la date d’expiration de la période probatoire de l’employé ou la date à laquelle celui-ci devient admissible à l’assurance.

Les employés peuvent maintenir leur police d’assurance ESG sous forme de police d’assurance individuelle autonome. Une fois que vous aurez résilié l’assurance d’un membre du régime à partir du portail Administration en ligne, RBC enverra une lettre à l’ex-employé pour l’informer des options de paiement offertes (prélèvement mensuel automatique sur un compte bancaire ou facturation annuelle directe) et du montant de la prime échue. Nous vous demandons de faire savoir à l’employé dont l’emploi prend fin que tout rabais de prime appliqué sur sa police actuelle peut être transféré à une police d’assurance dont il paiera les primes.

De plus, si l’assuré quitte le groupe bénéficiant d’une assurance ESG dont la facturation est basée sur un taux composite, il peut conserver sa police mais devra acquitter la prime indiquée dans les conditions particulières de sa police d’assurance individuelle.

Conseil : Une fois que l’emploi de l’employé a pris fin, résiliez son adhésion à partir du portail Administration en ligne dans les 14 jours. Les employés n’auront qu’une période limitée pour se prévaloir de leur droit de conserver leur police après la fin de leur emploi.

Si l’usage du tabac par un assuré change, ce dernier peut être admissible aux taux pour non-fumeur. L’assuré doit remplir le Déclaration sur l’usage du tabac et l’envoyer par courriel à gsisalessupport@rbc.com aux fins d’étude.

Les polices établies aux termes du programme ESG sont des polices d’assurance individuelle. Par conséquent, pour que la police demeure en vigueur, il faut continuer d’acquitter les primes. Si la mise à pied ou le congé autorisé est temporaire, l’employé doit continuer à payer ses primes. Si l’employé ne peut acquitter ses primes, la couverture tombera en déchéance et l’employé devra faire une nouvelle demande d’assurance à son retour au travail. Il est alors possible que le montant de la prime soit différent.

Si la mise à pied est permanente, utilisez le portail Administration en ligne pour mettre fin à la couverture de l’employé dans un délai de 14 jours. Si vous désirez que la police soit retirée de votre facture, veuillez envoyer un courriel à admin@groupinsurance.rbc.com. Si la police peut être conservée à titre individuel, nous communiquerons avec l’employé pour l’informer des options qui s’offrent à lui. Si vous souhaitez remettre en vigueur la couverture de l’employé, mais que celui-ci n’a pas maintenu sa police d’assurance individuelle ESG pendant sa mise à pied, il doit présenter une nouvelle demande d’assurance ESG.

Les polices établies aux termes du programme ESG sont des polices d’assurance individuelle. En conséquence, l’assurance au titre de la police peut rester en vigueur pendant un congé de maternité ou un congé parental. Cependant, il faut continuer de payer les primes. Si c’est l’employé qui paie les primes, il peut soit les acquitter lui-même durant son congé soit les payer à l’avance par l’intermédiaire de l’entreprise et demeurer membre du régime.

Si les primes sont payées par l’entreprise, celle-ci doit continuer les paiements pour maintenir l’assurance en vigueur.

Si les primes ne sont pas acquittées durant le congé de maternité ou le congé parental, l’assurance tombera en déchéance pour non-paiement des primes. L’employé devra alors faire une nouvelle demande d’assurance à son retour au travail. Le montant de la prime pourrait par conséquent être différent.

Il n’est pas nécessaire d’aviser RBC Assurances du congé de maternité ou du congé parental de l’employé, sauf en cas d’interruption du paiement des primes. Si le membre de régime choisit de renoncer à l’assurance, demandez-lui de remplir le formulaire Congé de maternité/congé parental – Refus de la garantie et versez ce formulaire dans vos dossiers.

Ouvrez une session dans le portail Administration en ligne pour résilier l’assurance. Reportez-vous à la rubrique « Résilier l’assurance d’un membre du régime » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Le taux composite correspond à un taux de prime moyen fondé sur toutes les couvertures offertes aux termes d’un ensemble de polices d’assurance individuelle. Il peut comprendre un coefficient de redressement afin de tenir compte des modifications apportées au groupe de polices tout au long de l’année afin de limiter les variations à l’égard du montant de la prime facturée. La facturation à taux composite est une méthode de collecte et de paiement des primes de polices payées par les employés. L’employeur percevra de chaque employé un montant, qui est déterminé en multipliant le montant de couverture de ce dernier par le taux composite. L’entreprise regroupera les montants perçus et s’en servira pour payer les primes exigibles au titre des polices. Le taux composite est recalculé à chaque date de renouvellement du régime, de même que lorsque les primes perçues sont insuffisantes pour acquitter les primes requises par RBC Assurances ou si l’employeur ajoute une division qui sera incluse dans le calcul du taux composite.

Quelles sont les lignes directrices applicables aux taux composites ?

  • RBC Assurances a établi des lignes directrices concernant le calcul des taux composites. Ces lignes directrices sont énoncées dans la convention de gestion si c’est l’administrateur du régime ou le TA qui calcule le taux composite.
  • « Catégorie » s’entend d’un sous-groupe d’assurés qui partagent des caractéristiques professionnelles communes telles que le niveau de poste ou le lieu de travail, et dont les polices sont incluses aux fins d’établissement d’un taux composite applicable à ce sous-groupe.
  • L’administrateur et l’employeur détermineront la structure de la catégorie ; le taux composite de cette catégorie sera établi en additionnant toutes les primes des assurances ESG individuelles de la catégorie, puis en divisant ce montant par le montant total des assurances ESG individuelles de la catégorie.
  • Une marge de rajustement peut être ajoutée pour réduire les risques liés à la modification du montant des primes durant l’année. Les marges maximales sont déterminées en fonction du nombre de polices dans la catégorie. Trois méthodes autorisées sont également fournies pour gérer les différences de prime relatives à l’usage du tabac.

Si c’est l’administrateur du régime ou le tiers administrateur qui calcule le taux composite, l’excédent des primes sur le montant requis par RBC Assurances devra être versé dans un compte en fiducie. La convention de gestion précise les montants maximums et l’utilisation des fonds du compte en fiducie. Les fonds peuvent uniquement servir à réduire les taux composites futurs des membres de la catégorie visée par le montant de prime excédentaire.

Consulter le tableau Taux composite

Si le payeur de la prime de la police est l’employeur ou un tiers administrateur, un employé doit obligatoirement le confirmer par écrit au moyen de la Demande d’adhésion à l’assurance collective et au programme Établissement standard garanti (ESG) pour les catégories ESG ou du Formulaire d’adhésion à l’assurance collective pour les catégories « assurance collective seulement ». Cela vous permet, à vous à titre d’employeur, ou au tiers administrateur, d’exercer certains droits accordés au payeur de prime, et à RBC Assurances :

  • de recevoir et d’accepter les primes payées par l’employeur ou le tiers administrateur
  • d’effectuer tout remboursement de prime à l’employeur ou au tiers administrateur
  • d’envoyer les relevés de prime ou avis de déchéance pour non-paiement des primes à l’employeur ou au tiers administrateur

Le titulaire de la police conserve ses droits de propriété et il a droit à toute prestation payable. Veuillez communiquer avec le Service clientèle de RBC Assurances pour de plus amples renseignements.

 

Facturation

 

Les relevés de facturation sont accessibles chaque mois en format PDF ou Excel à partir du portail Administration en ligne. Lorsque votre facture sera affichée sur le site, vous recevrez un avis par courriel avec cette ligne d’objet : « Votre facture a été affichée sur le site ». Toutes les primes doivent être acquittées avant la date d’échéance, conformément à votre police d’assurance collective, pour veiller à ce que l’assurance soit maintenue en vigueur et éviter une interruption du service d’indemnisation. Si les primes ne sont pas acquittées, la police tombera en déchéance et sa remise en vigueur sera assujettie aux règles de remise en vigueur de RBC Assurances.

Le relevé de facturation d’un régime autogéré vous aidera à calculer la prime échue pour votre régime d’assurance collective. Ce relevé doit être rempli pour chaque période de facturation et coïncider avec votre paiement. Reportez-vous à la rubrique « Payer la facture d’un régime autogéré » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Conseil : Tout champ vide sera refusé. Si un champ ne s’applique pas, entrez tout simplement un zéro (0) dans le champ. Si le montant de la prime nette diffère beaucoup de celui de la période de facturation précédente, vous devrez en expliquer la raison. Si une correction doit être apportée à l’une des dates soumises, cliquez sur Retourner à l’entrée de données. Autrement, cliquez sur le bouton Approuver pour terminer la soumission de la facture du régime autogéré.

Si l’employé est tenu de payer une partie de la prime de l’assurance, les retenues sur salaire commenceront dès le premier mois qui suit la date d’effet de l’assurance ou qui coïncide avec cette date. Le relevé de facturation mensuel vous fournira des détails sur les garanties de l’employé et sur la ventilation des coûts aux fins de la paie et du calcul de la taxe.

Conseil : Si vous devez calculer le taux mensuel d’un employé à des fins de retenues salariales avant la production d’une facture, utilisez cette feuille de travail pour calculer la prime mensuelle (selon un pourcentage fixe) de l’assurance invalidité de longue durée de l’employé. Utilisez cette feuille de travail pour calculer la prime mensuelle de l’assurance invalidité de longue durée d’un employé.

  • Les primes relatives aux changements concernant les employés ne sont pas calculées au prorata du nombre de jours.
  • Vous trouverez ci-dessous des exemples de situations où la prime est payable pour un employé nouvellement ajouté ou un employé ayant cessé ses fonctions en fonction de sa date d’admissibilité.
Ajout d’un employé admissible :
  • Une fois qu’un employé est admissible, il peut être ajouté au régime. La couverture entre en vigueur à la date à laquelle il devient admissible.
  • La prime de l’employé nouvellement ajouté est payable à la prochaine date d’échéance des primes mensuelles.
Ajout d’un employé admissible – Exemple :
Ajout d’un employé admissible – Exemple :
Ajout d’un employé admissible (après toute période d’attente applicable) – Nouvel employé Date d’effet de l’assurance Date d’échéance des primes
1er mars 1er mars 1er mars
15 mars 15 mars 1er avril
22 mars 22 mars 1er avril
3 avril 3 avril 1er mai
Suppression d’un employé admissible :
  • La couverture prend fin le dernier jour d’emploi actif de l’employé à 23 h 59.
  • Bien que la couverture se termine le dernier jour d’emploi actif à 23 h 59, les primes demeurent payables jusqu’à la prochaine date d’échéance des primes mensuelles.
Suppression d’un employé admissible – Exemple :
Suppression d’un employé admissible – Exemple :
Suppression d’un employé admissible (dernier jour de travail actif) Date d’expiration de la couverture (jusqu’à 23 h 59) Suppression dans le système (date affichée dans le système) Les primes sont payables jusqu’au :
31 mars 31 mars 1er avril 31 mars
1er avril 1er avril 2 avril 30 avril
8 mai 8 mai 9 mai 31 mai

Votre relevé de facturation comporte quatre parties distinctes. Pour bien comprendre votre relevé de facturation, sélectionnez la section pour laquelle vous souhaitez des explications :

1 : Sommaire de la facturation et Avis de règlement : Cette page fait état du montant que vous devez payer, et indique clairement le solde, les paiements reçus, les nouveaux frais et la prime totale. Elle comprend le sommaire de la facturation et un bordereau de paiement détachable.

2 : Détails de la facturation : Cette page explique en détail la facturation et le montant mensuel total de la facturation, y compris les primes, les paiements et les rajustements depuis la dernière facturation. Cette partie fait état des détails de la prime par garantie.

3 : Rapport détaillé des changements : Cette partie présente de manière regroupée et pratique le sommaire consolidé des changements apportés au régime et le sommaire des changements relatifs aux membres du régime.

4 : Rapport sur les primes des membres du régime : Cette partie présente la liste de tous les membres du régime compris dans la facturation du mois visé.

Conseil : Les données de facturation sont également disponibles via WebShield Stats dans un rapport mensuel sur EXCEL pouvant être téléchargé à la demande.

Exemple 1 - Relevé de facturation mensuel

Exemple 2 - Relevé de facturation mensuel avec numéro de police ESG (GSI)

Le système de facturation de RBC Assurances offre un modèle de relevé standard, auquel peuvent être ajoutés des renseignements supplémentaires. Si vous désirez modifier les paramètres par défaut, envoyez un courriel à admin@groupinsurance.rbc.com ou appelez le Service clientèle de RBC Assurances au 1 855 264-2174 et sélectionnez l’option pour la facturation. Nous nous ferons un plaisir de vous aider à paramétrer l’une de ces options.

  • Affichage des membres du régime - Par défaut, les membres du régime figurent sur votre relevé par ordre alphabétique avec les champs suivants : nom, numéro de certificat, produits, province d’emploi, catégorie du membre du régime, nombre de personnes dans la famille, âge, couverture, rajustement de la prime, taxe et prime totale. S’il y a lieu, le numéro de police ESG est indiqué. Vous pouvez demander que les champs suivants soient ajoutés ou supprimés : le champ Âge peut être supprimé, les champs Autre nº d’identification et Centre de coûts peuvent être ajoutés.
  • Options d’envoi des relevés - Notre option standard consiste à envoyer les relevés par l’entremise du portail d’administration en ligne de RBC Assurances.

RBC Assurances offre quatre modes de versement :

  • Paiement préautorisé : utilisez le paiement préautorisé avec prélèvement le 8 de chaque mois. Remplissez le formulaire Convention de débit préautorisé des Solutions d’assurance collective et transmettez-le par courriel à admin@groupinsurance.rbc.com.
  • Transfert électronique de fonds (TEF) ou Télévirement : Veuillez vous assurer de fournir le numéro de la police à laquelle le paiement doit être affecté lorsque vous demandez le télévirement. Veuillez prendre note que tous les télévirements doivent être établis à l’ordre de la Compagnie d’assurance vie RBC et libellés en DOLLARS CANADIENS. Vous devrez également vous assurer que votre banque a également le code de la banque, le numéro d’unité et le numéro de compte appropriés pour transférer une prime à RBC Banque Royale. Tous les télévirements doivent à présent être faits à l’ordre de : Compagnie d’assurance vie RBC. Faites le télévirement en fournissant à votre banque tous nos renseignements bancaires.
    BANQUE : Banque Royale du Canada, succursale principale – Toronto, 200 Bay Street, Main Floor, Toronto, ON M5J 2J5
    • COMPTE : 1164516
    • UNITÉ : 00002
    • BANQUE : 003
    • aucun CODE SWIFT requis
    Envoyez les renseignements suivants par courriel pour nous informer que vous avez effectué un paiement à admin@groupinsurance.rbc.com :
    • Date et montant du télévirement
    • Détails relatifs aux télévirements, p. ex., le montant payé par division
    • Nom du titulaire de police et numéro de police
  • Les services bancaires en ligne : RBC Assurances est établie comme bénéficiaire auprès des institutions financières suivantes :
    • Banque Royale
    • TD Canada Trust
    • Banque Scotia
    • Banque de Montréal
    • CIBC
    • Banque Nationale
    • Hong Kong Bank (HSBC)
    • Alberta Treasury Branches (ATB)

    Pour effectuer un paiement au moyen des services bancaires en ligne, vous devrez sélectionner Compagnie d’assurance vie RBC – Assurance collective comme bénéficiaire et entrer le numéro de police et le numéro de division de votre numéro de compte. Il est essentiel de fournir ces renseignements pour que les fonds soient correctement affectés.

Ces relevés de facturation sont offerts dans le cas des régimes établis dans le cadre d’une entente de financement appelée Services administratifs seulement (SAS). Pour ces ententes de financement, RBC Assurances produira une facture mensuelle. Les factures mensuelles feront état des dossiers des sinistres effectivement traités au cours d’un mois donné, plus les frais d’administration, autres frais et taxes applicables. Les factures mensuelles indiquent le solde à la fin du mois précédent, les paiements reçus et les frais courants. D’autres renseignements, notamment des calculs détaillés, les demandes de règlement par province, les coordonnées des personnes ressources et le montant de TPS/TVH compris dans le montant du sinistre, figurent également sur la facture. Comme ces factures sont établies après coup, c’est-à-dire une fois que les demandes de règlement ont été traitées, on s’attend à ce que le montant soit réglé dès la réception de la facture. Si vous avez des questions au sujet de votre relevé, veuillez communiquer avec votre équipe du Service à la clientèle de RBC Assurances au 1 855 264-2174.

Conseil : Il faut toujours payer le montant qui figure sur votre relevé. Tout changement visant un employé qui a déjà été signalé, mais qui n’est pas pris en compte dans le relevé de facturation mensuel figurera dans le relevé suivant avec rappels de prime et crédits appropriés.

Conseil : Si vous avez besoin d’aide au sujet de votre relevé de facturation ou de votre paiement, n’hésitez pas à nous appeler en tout temps au 1 855 264-2174.

 

Demandes de règlement

 

Cette section vise à vous aider à présenter des demandes de règlement et à offrir un soutien à vos employés lorsqu’ils doivent présenter une demande de règlement au titre de leur régime d’assurance collective.

Pour tout renseignement concernant une demande de règlement, veuillez composer le 1 855 264-2174 ou transmettre un courriel aux adresses suivantes, selon le cas :

  • Pour des renseignements sur les demandes de règlement d’assurance vie, d’assurance DMA, d’assurance invalidité ou d’assurance maladies graves ESG, veuillez adresser votre courriel à claimservice@rbc.com
  • Pour toute question concernant une demande de règlement d’assurance maladies graves collective, adressez-vous par courriel: RBCI_CI_Claims@allstatevoluntary.ca
  • Pour des renseignements sur les demandes de règlement d’assurance maladie et soins dentaires, veuillez adresser le courriel à healthanddentalclaims@groupinsurance.rbc.com

En cas d’invalidité, la Demande de prestations d’invalidité de courte durée – IHA/ICD/RDP doit être remplie et envoyée par courriel à intake@rbc.com.

Il y a trois déclarations à remplir :

Pour éviter tout retard au chapitre du traitement de la demande de prestations d’invalidité de courte durée, tous les formulaires doivent être remplis en entier et transmis à intake@rbc.com dans les plus brefs délais.

En votre qualité d’employeur, assurez-vous de remplir le formulaire en entier et de joindre tout renseignement complémentaire nécessaire, par exemple une description d’emploi, le talon ou relevé de la dernière paie, le registre des présences, etc. Il peut arriver que nous demandions des renseignements supplémentaires au moment de l’étude d’une demande de règlement.

En cas d’invalidité (avec ou sans ESG) ou d’exonération des primes d’une assurance vie autonome, il importe de remplir le formulaire Assurance collective – Demande de prestations d’invalidité en entier et de le transmettre par courriel à intake@rbc.com.

Il y a trois déclarations à remplir :

L’employé peut choisir le formulaire à remplir en fonction de sa situation. Autrement, il peut utiliser la Formule générale.

Pour éviter ou réduire au minimum toute interruption de la paie de votre employé, il importe de remplir les formulaires au moins huit semaines avant la fin du délai de carence (c.-à-d., la période qui doit s’écouler avant le paiement des prestations).

En votre qualité d’employeur, assurez-vous de remplir le formulaire en entier et de joindre tout renseignement complémentaire nécessaire, par exemple une description d’emploi, le talon ou relevé de la dernière paie, le registre des présences, etc. Il peut arriver que nous demandions des renseignements supplémentaires au moment de l’étude d’une demande de règlement.

Dans le cas d’une demande de règlement d’assurance vie ou de décès accidentel, il importe de remplir la Demande de règlement - Régime collectif d’assurance vie/de décès accidentel et de la transmettre à intake@rbc.com.

Il y a trois déclarations à remplir :

  • Bénéficiaire de l’employé : Déclaration du client
  • Employeur : Déclaration de l’employeur
  • Médecin : Déclaration du médecin traitant – doit être présentée pour toutes les demandes de règlement d’assurance vie et de décès accidentel de quelque montant que ce soit.

En votre qualité d’employeur, veuillez vous assurer de joindre à votre relevé l’original du formulaire d’adhésion à l’assurance collective. Il peut arriver que nous demandions des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’étude des formulaires.

Dans le cas d’une demande de règlement pour perte d’usage ou pour mutilation, il importe de remplir la Déclaration d’invalidité – Perte de l’usage/Mutilation en entier et de la transmettre à intake@rbc.com.

Il y a trois déclarations à remplir :

  • Employé : Déclaration du demandeur/de l’employé
  • Employeur : Déclaration de l’employeur
  • Médecin : Déclaration du médecin traitant

En votre qualité d’employeur, veuillez vous assurer de joindre à votre relevé l’original du formulaire d’adhésion à l’assurance collective. Il peut arriver que nous demandions des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’étude des formulaires.

En cas d’invalidité, la Demande de prestations d’invalidité individuelle doit être remplie et transmise par courriel à intake@rbc.com.

Il y a deux déclarations à remplir :

  • Employé : Demande de prestations d’invalidité − Déclaration du demandeur ; et Courtier – Formulaire de directive et autorisation
  • Médecin : Déclaration d’invalidité du médecin traitant L’employé peut choisir le formulaire à remplir en fonction de sa situation. Autrement, il peut utiliser la Formule générale.

Les formulaires de demande de règlement doivent être remplis en entier dès que possible suivant le début de l’invalidité. Il peut arriver que nous demandions des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’étude des formulaires.

Dans le cas d’une maladie grave, il importe de remplir l’Avis de demande de règlement pour maladie grave en entier et de le transmettre à intake@rbc.com.

Il y a deux formulaires à remplir :

Des documents médicaux ou des renseignements supplémentaires peuvent être requis.

En cas d’une demande de règlement d’assurance maladies graves, remplissez et envoyez le document à Allstate Benefits au courriel RBCI_CI_Claims@allstatevoluntary.ca

Veuillez télécharger et enregistrer ce formulaire sur votre ordinateur ou appareil. Récupérer et ouvrir la copie enregistrée dans Adobe Reader.

Selon la nature de la demande de règlement, le fournisseur de services d'un membre du régime pourrait soumettre la demande de règlement par voie électronique en son nom.

Les membres du régime peuvent également soumettre des demandes de règlement par Assurance en ligne. En sélectionnant Soumettre une demande de règlement et en cliquant sur l'option Santé/Dentaire sur la page d'accueil, ils peuvent soumettre une demande de règlement de soins de santé ou de soins dentaires électroniquement. Ils peuvent également utiliser l'appli Mes assurances sur leur téléphone intelligent.

Des formulaires de demande de règlement d’assurance maladie et soins dentaires imprimables sont offerts.

Contacter Allianz Global Assistance

Visitez :
Composez le
  • 1 855 603-5571 (du Canada ou des États-Unis) ou
  • 1 905 608-8251 (à frais virés de partout dans le monde).

Le télécentre, que vous pouvez joindre sans frais, est ouvert jour et nuit, toute l’année, partout dans le monde, et peut vous aider à recevoir les soins dont vous avez besoin sans que vous ayez à engager des frais inutilement.

Avant de partir en voyage, les membres sont invités à consulter leur livret d’avantages sociaux pour déterminer les garanties qui leur sont offertes.

Les coordonnées à connaître en cas d’urgence figurent sur la carte d’identification.

Les employés peuvent accéder à des formulaires de demande de règlement d’assurance voyage à imprimer.

Au besoin, les employés peuvent apporter la lettre de confirmation d’assurance voyage avec leur carte d’identification lorsqu’ils voyagent dans des pays qui exigent une preuve d’assurance.

Si le membre a besoin d’une lettre de confirmation d’assurance voyage plus détaillée, il peut présenter sa demande en appelant au 1 855 264-2174.

Conseil : avant de recevoir des soins, il est important que le membre appelle le numéro indiqué sur sa carte d’identification le plus rapidement possible. Le télécentre est ouvert jour et nuit, toute l’année, partout dans le monde, et peut vous aider à recevoir les soins dont vous avez besoin sans que vous engagiez inutilement des frais.

 

Formulaires

 

Vous trouverez ci-dessous une liste de formulaires de même qu’un accès rapide aux formulaires de demande de règlement dont vous et vos employés pourriez avoir besoin.

 

Compte crédit bien-être

 

Un compte crédit bien-être est un compte de dépenses personnel à l’intention des membres du régime, qui est financé par le promoteur du régime. Le compte crédit bien-être étant un avantage imposable pour le membre du régime, le promoteur du régime est responsable de toutes les déductions fiscales sur le salaire ainsi que de la déclaration fiscale à remettre aux membres du régime.

Le compte crédit bien-être peut être utilisé pour payer un large éventail de produits et services liés au bien-être, que le promoteur du régime détermine à l’avance comme étant des frais admissibles, par exemple : un abonnement à un centre de conditionnement physique, de l’équipement sportif et des services de bien-être.

Si vous ajoutez un membre à votre compte crédit bien-être, vous devrez procéder à l’adhésion du membre aux avantages sociaux et entrer la cotisation annuelle dans le cadre du processus d’adhésion pour ajouter un membre du régime. Nous ne pouvons pas payer les demandes de règlement des membres du régime ou des personnes à leur charge tant que ces renseignements n’ont pas été entrés dans le site Administration en ligne, dans la section Compte crédit bien-être du membre du régime. Reportez-vous à la rubrique « Ajouter le montant alloué au compte crédit » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Attribution annuelle

Les crédits sont attribués chaque année en fonction du montant défini dans la proposition-cadre. Le membre du régime aura accès aux crédits qui lui sont attribués pour l’année entière à compter de la date d’entrée en vigueur de ses avantages sociaux. Si la couverture du membre entre en vigueur après le début de l’année d’assurance, le promoteur du régime précise si les crédits peuvent être rajustés au prorata du nombre de mois qui restent dans l’année d’assurance.

Au début de chaque année d’assurance, vous devez nous fournir les montants à attribuer à tous les membres pour la nouvelle année, même si ces montants sont les mêmes que ceux attribués l’année précédente. Veuillez prendre soin de nous envoyer chaque année les données à jour suffisamment à l’avance pour que nous puissions mettre nos dossiers à jour avant le début de la nouvelle année d’assurance. Si les renseignements sont transmis en retard, il est possible que les demandes de règlement soient refusées à tort.

Modification des crédits attribués

Nous permettons que des modifications soient apportées à l’attribution des crédits au compte crédit bien-être par suite d’un changement touchant la situation personnelle (par exemple, un mariage, la naissance d’un bébé, la perte de la couverture au titre du régime du conjoint) ou professionnelle (par exemple, le passage d’un travail à temps partiel à un travail à temps plein) d’un membre. C’est le promoteur du régime qui décide si des modifications peuvent être apportées au compte crédit bien-être au moment d’un changement dans la situation personnelle ou professionnelle ou uniquement au début de l’année d’assurance suivante. Une fois déposés dans le compte crédit bien-être du membre, les crédits ne peuvent plus être retirés.

En combinaison avec un compte crédit santé

Si le promoteur du régime a également un compte crédit santé, il peut établir un compte crédit bien-être avec lequel il partage les crédits. Les membres du régime auraient alors la possibilité d’affecter au choix des crédits au compte crédit santé ou au compte crédit bien-être au début de l’année d’assurance. Le promoteur du régime peut aussi faire en sorte que le compte crédit bien-être couvre l’ensemble des frais admissibles au compte crédit santé.

Toutes les demandes de règlement au titre du compte crédit bien-être doivent être soumises en ligne au moyen d'Assurance en ligne ouvert dans une nouvelle fenêtre.

Les membres ont jusqu’à 90 jours après la fin de l’année d’assurance pour présenter les demandes de règlement portant sur des dépenses engagées au cours de la période écoulée. Les paiements visant les demandes de règlement présentées au titre du compte crédit bien-être sont versés au membre du régime, et il n’y a aucune cession de droits au paiement au fournisseur. Si le régime comprend les garanties AMC ou soins dentaires, le remboursement sera effectué au membre du régime de la même façon que pour ses demandes de règlement au titre des garanties AMC et soins dentaires (par chèque ou dépôt direct). Si l’auto-coordination est établie, les montants à payer au titre du régime d’avantages sociaux central et du compte crédit bien-être seront versés au moyen du même chèque et de la même Description des prestations.

  • Si votre compte crédit bien-être n’offre pas l’option de report :
    Les membres du régime ont jusqu’à 90 jours après la fin d’une année d’assurance pour présenter une demande de remboursement des frais engagés au cours de l’année écoulée, après quoi tout crédit qui reste dans le compte crédit bien-être d’un membre est perdu.
  • Si votre compte crédit bien-être offre l’option de report des frais :
    Les membres du régime ont jusqu’à 90 jours après la fin d’une année d’assurance pour présenter une demande de remboursement des frais engagés au cours de l’année écoulée, après quoi tout crédit attribué qui reste dans le compte crédit bien-être d’un membre est perdu. Toutefois, un employé peut reporter des frais d’une période d’assurance à la prochaine période d’assurance.
  • Si votre compte crédit bien-être comporte l’option de report de 12 mois des crédits :
    Les membres du régime ont jusqu’à 90 jours après la fin d’une année d’assurance pour demander le remboursement des frais engagés au cours de l’année écoulée. Si, à la fin de l’année d’assurance, il reste des crédits au compte crédit bien-être, ils peuvent être reportés afin de les utiliser, de concert avec les crédits attribués l’année suivante, pour régler les frais engagés durant la nouvelle année. (Les crédits reportés de l’année précédente sont toujours utilisés en premier pour payer les demandes de règlement avant les nouveaux crédits.) Les crédits attribués chaque année ne peuvent être reportés que d’un an. À l’expiration du délai de présentation des demandes de règlement de la deuxième année d’assurance, les crédits reportés de l’année précédente qui n’ont pas été utilisés sont perdus.

Facturation à terme échu À la fin de chaque mois, le promoteur du régime peut accéder, par le portail Administration en ligne, à une facture de compte crédit bien-être distincte indiquant les demandes de règlement payées, nos frais d’administration et les taxes qui s’appliquent.

 

Marches à suivre

  • Sélectionnez Ajouter un membre du régime à l’écran d’accueil ou dans la barre de menus de gauche.
  • Choisissez la division de facturation (le cas échéant) et entrez la date d’embauche.
  • Entrez les renseignements personnels et répondez à la question relative à la citoyenneté canadienne/résidence permanente.

  • Choisissez le menu déroulant approprié pour Étendre la couverture d’assurance maladie à et Étendre la couverture d’assurance soins dentaires à.

    Nota :

    Si le régime ne comporte que les assurances vie et invalidité, choisissez la couverture individuelle pour les assurances maladie et soins dentaires.

    Si le régime est admissible à l’assurance vie des personnes à charge, vous devez répondre Oui à la question sur les personnes à charge.

    Si le membre du régime souhaite renoncer aux garanties fondées sur le volume, il faut remplir un formulaire de renonciation obligatoire et l’envoyer au Service administratif.

    Couverture individuelle : Si le membre du régime n’a que les assurances vie et invalidité, choisissez la couverture individuelle dans les listes déroulantes de l’assurance maladie et de l’assurance soins dentaires. (Nota : Si le membre du régime a des personnes à charge, vous devez choisir l’option familiale pour accorder au membre du régime l’assurance vie des personnes à charge.)

    Couverture familiale : Si le membre du régime a l’assurance maladie et l’assurance soins dentaires et a des personnes à charge admissibles, choisissez Membre du régime, conjoint et personnes à charge dans les listes déroulantes des assurances maladie et soins dentaires.

    Renonciation de la couverture : Si le membre du régime est déjà couvert par une assurance maladie ou soins dentaires et qu’il souhaite renoncer à la couverture d’assurance maladie et soins dentaires RBC, choisissez Renoncer à la couverture dans les listes déroulantes pertinentes.

  • Confirmez la renonciation à la période probatoire

    Confirmez que toutes les conditions sont remplies si vous renoncez à la période probatoire. (Le cas échéant) Sélectionnez Suivant.

  • Remplissez la section Renseignements personnels, Coordonnées, Emploi et Revenu.

  • Entrez les renseignements sur les personnes à charge (le cas échéant).

    Si la personne à charge est un conjoint, répondez correctement à la question A une autre couverture.

  • Entrez les crédits au compte de crédit santé ou bien-être (le cas échéant).

  • Passez en revue les renseignements fournis : cliquez ensuite sur Soumettre.

    Le membre du régime a maintenant été ajouté et une page de confirmation sera générée. Un nouveau numéro d’identification de membre du régime est créé et affiché dans l’enregistrement de membre du régime dans le haut de la page, sous son nom.

    Vous pouvez dès lors entrer les renseignements sur le bénéficiaire (le cas échéant), modifier les sections sur le membre du régime, épingler le membre du régime ou imprimer la carte d’identification.

  • Sur la page d’accueil du portail Administration en ligne, recherchez le membre du régime pertinent à l’aide de la barre de recherche. Vous pouvez également sélectionner Rechercher/modifier le membre du régime dans la barre de menus de gauche.
  • Faites défiler l’écran jusqu’aux renseignements sur les personnes à charge cliquez sur le lien Ajouter des personnes à charge.

  • Remplissez les zones requises, y compris le Premier jour de couverture, puis cliquez sur Enregistrer ou Ajouter une autre personne à charge.

    Nota :

    Lorsque vous ajoutez un conjoint couvert par un autre régime, répondez Oui à la question A une autre couverture en faisant basculer la réponse à Oui. Sélectionnez cette option si le conjoint a une assurance individuelle ou familiale au titre de son propre régime.

    Si l’une des personnes à charge a 18 ans ou plus, vous serez invité à répondre à une question pour indiquer si la personne à charge est aux études.

  • Si l’ajout de personnes à charge modifie la situation familiale (p. ex., couverture pour personne seule à familiale), vous devrez mettre à jour l’information dans la section Renseignements sur l’emploi.
  • Accédez à la section Renseignements sur l’emploi.
  • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone.
  • Modifiez la situation familiale pour indiquer Membre du régime, conjoint et personnes à charge.
  • Entrez la date d’entrée en vigueur.
  • Cliquez sur Enregistrer.
  • Dans le cadre du processus Ajouter un membre du régime, accédez à la section Compte(s) de dépenses.
  • Entrez le ou les Montants de cotisation dans les zones pertinentes.
  • Cliquez sur Soumettre.

Remarque : Si le membre du régime choisit de verser les crédits du compte de dépenses à son REER. Veuillez entrer 0 $ dans la zone Montant des cotisations.

Lorsque la gestion des personnes à charge est disponible, les événements liés aux personnes à charge vous permettent de passer en revue les nouvelles personnes à charge ajoutées à votre régime par les membres du régime, ou tout rétablissement effectué par des membres du régime au moyen du portail des membres du régime.

  • Sélectionnez Événements liés aux personnes à charge dans la barre de menus de gauche.
  • Entrez les dates de début et de fin de la période, au besoin. (Les dates sont définies par défaut aux 10 derniers jours).
  • Cliquez sur Rechercher.
  • Les données sur les membres du régime et sur les personnes à charge sont présentées dans les résultats, ainsi que la date à laquelle la modification concernant le membre du régime a été traitée.
  • Cliquez sur Opérations en bloc dans le menu de gauche. Cette vue affichera le tableau de bord des événements liés aux opérations en bloc terminées ou en cours.
  • Pour afficher des renseignements détaillés sur les opérations en bloc précédentes, sélectionnez la rangée pertinente et cliquez sur Afficher.

Créer une nouvelle opération en bloc

  • Cliquez sur Créer une nouvelle opération en bloc.
  • Sélectionnez le type de changement dans le menu déroulant.
  • Entrez les critères de recherche suivants : Division de facturation, État, Catégorie et cliquez sur Rechercher.
  • Sélectionnez les membres du régime que vous souhaitez voir dans les résultats de la recherche :
  • Dans le menu hamburger, l’option Sélectionner tout sur la page courante ajoutera une coche en regard de chaque membre du régime et affichera le nombre d’enregistrements sélectionnés.
  • L’option Sélectionner tous les enregistrements comprendra chaque membre du régime sur plusieurs pages et indiquera le nombre total d’enregistrements sélectionnés.
  • Cliquez sur Désélectionner tout pour supprimer la coche à côté de chaque membre du régime. Cliquez sur Confirmer dans le message de confirmation contextuel.
  • Ou cliquez sur des membres du régime particuliers. Une coche indique les membres du régime que vous avez sélectionnés.
  • Une fois que vous avez sélectionné tous les membres du régime nécessaires, sélectionnez Suivant.
  • Entrez la date d’entrée en vigueur et fournissez tous les renseignements supplémentaires nécessaires pour effectuer l’opération, puis sélectionnez Suivant.
  • Passez en revue les renseignements et sélectionnez Confirmer la modification. L’opération en bloc a été soumise et sera traitée automatiquement. L’exécution des modifications sera momentanément retardée en fonction du nombre d’opérations demandées.
  • Cliquez sur Afficher l’état pour retourner au tableau de bord afin de vérifier l’état d’avancement de la demande ou cliquez sur Faire un autre changement.

Téléverser une opération en bloc

  • Dans le menu Opérations en bloc, sélectionnez Téléverser une opération en bloc.
  • Cliquez sur Choisir un fichier.
  • Joignez le fichier à envoyer aux fins de traitement ou faites-le glisser et déposez-le.
  • Cliquez sur Téléverser un fichier.
  • Cliquez sur Terminé.

Nota : Lorsque vous téléversez une opération en bloc par transfert de fichiers, elle ne s’affichera pas dans le tableau de bord.

  • Sélectionnez Rechercher/Modifier membre du régime.
  • Recherchez le membre du régime pertinent.
  • Accédez à la section que vous souhaitez modifier ou corriger, puis cliquez sur Modifier pour mettre à jour l’information.
  • Une fois l’information mise à jour, choisissez la Date d’entrée en vigueur et cliquez sur Enregistrer.
  • Sur la page d’accueil du portail Administration en ligne, recherchez le membre du régime pertinent à l’aide de la barre de recherche.
  • Cliquez sur l’icône de la carte d’identification à droite de la section Nom du membre du régime.
  • La carte d’identification du membre du régime s’affiche. Cliquez sur Imprimer.

Nota : Les cartes d’identification sont automatiquement générées lorsque vous ajoutez un membre du régime, ajoutez une personne à charge, retirez une personne à charge ou modifiez le nom de famille ou le prénom d’un membre du régime ou d’une personne à charge.

Si vous avez besoin d’une carte d’identification de remplacement, veuillez communiquer avec l’équipe Soutien administratif RBC Assurances.

  • Recherchez le membre du régime Non actif.
  • Cliquez sur l’icône Rétablir à droite de la section du nom du membre du régime.
  • Rétablissez la couverture de toutes les personnes à charge ou sélectionnez celles dont la couverture sera rétablie avec le membre du régime.
  • Entrez la date d’entrée en vigueur du rétablissement.
  • Cliquez sur Rétablir.
  • Le message de confirmation s’affiche. Si vous souhaitez procéder au rétablissement de la couverture, cliquez sur Confirmer. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Annuler.

  • La remise en vigueur modifie-t-elle la situation familiale du membre du régime ? Si oui, allez à la section Renseignements sur la couverture.

    • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone pour ouvrir les zones à remplir.
    • Pour les garanties d’assurance maladie, sélectionnez le niveau de couverture dans le menu déroulant.
    • Entrez la date d’entrée en vigueur.
    • Cliquez sur Enregistrer.

  • Accédez à la section Renseignements sur l’emploi.

    • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone.
    • Changement de la situation familiale.
    • Entrez la date d’entrée en vigueur.
    • Cliquez sur Enregistrer.

Nota : Le portail de l’administrateur de régime limite les remises en vigueur rétroactives à 6 mois. Pour les rétablissements après six mois, communiquez avec l’équipe Soutien administratif RBC Assurances.

  • Recherchez le membre du régime actif.
  • Accédez à la section Personnes à charge.
  • Cliquez sur les points de suspension (...) sous la colonne Action, pour la personne à charge que vous souhaitez rétablir, puis cliquez sur Rétablir. Une section Rétablir les personnes à charge s’affiche.
  • Entrez la date d’entrée en vigueur.
  • Cliquez sur Rétablir.

  • Le message de confirmation s’affiche.

    • Si vous souhaitez procéder au rétablissement de la couverture, cliquez sur Confirmer.
    • Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Annuler.

  • Le rétablissement de la couverture de cette personne à charge modifie-t-il la situation familiale du membre du régime ? Si oui, allez à la section Renseignements sur la couverture.

    • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone pour ouvrir les zones à remplir.
    • Pour les garanties d’assurance maladie, modifiez le niveau de couverture en sélectionnant l’option dans le menu déroulant.
    • Pour les assurances vie et invalidité, modifiez le niveau de couverture en sélectionnant l’une des valeurs.
    • Entrez la date d’entrée en vigueur.
    • Cliquez sur Enregistrer.

  • Accédez à la section Renseignements sur l’emploi.

    • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone.
    • Changement de la situation familiale.
    • Entrez la date d’entrée en vigueur.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Dans l’onglet du menu de gauche, sélectionnez Factures de régime autogéré.
  • Recherchez une facture pour la période de facturation la plus éloignée indiquant l’état Paiement requis. (Remarque : S’il y a plus d’une facture impayée, traitez d’abord celle dont la date est la plus éloignée.)
  • Cliquez sur Terminer facture pour la facture correspondante.
  • Entrez tous les détails relatifs au produit et aux taxes pour la période de facturation, puis cliquez sur Soumettre. (Remarque : Vous perdrez toutes les données saisies si vous cliquez sur Annuler.)
  • Si le montant de la prime nette diffère beaucoup du montant de la prime nette de la période précédente, vous devrez en expliquer la raison.
  • Si une correction doit être apportée à l’une des dates soumises, cliquez sur Retourner à l’entrée de données et retournez à l’étape 4. Sinon, cliquez sur Approuver pour poursuivre la soumission de données sur les primes de la période.

  • Le processus de paiement est terminé ; une page de confirmation sera générée et indiquera l’un des états suivants :

    • En attente de vérification : si le montant de la prime nette diffère beaucoup du montant de la période précédente.
    • Approuvée : s’il n’y a aucune question en suspens relativement à votre paiement et le paiement a déjà été appliqué.
    • En attente de paiement : s’il n’y a aucune question en suspens relativement à votre paiement, et le paiement n’a pas été appliqué ni reçu.
  • Recherchez le membre du régime.
  • Cliquez sur l’icône Résilier, à droite de la section Nom du membre du régime. Une section Résilier la couverture du membre du régime s’affiche.
  • Entrez la première date sans couverture dans la zone de la date et indiquez le motif de la résiliation.
  • Indiquez si le membre du régime est décédé et s’il a des survivants couverts par le régime en répondant à la question.
  • Cliquez sur Résilier.

  • Le message de confirmation s’affiche.

    • Si vous souhaitez procéder à la résiliation, cliquez sur Confirmer.
    • Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Annuler.

Nota : Le système ne traitera la résiliation de la couverture d’un membre du régime que jusqu’à 14 jours avant la date du jour.

L’assurance du conjoint survivant sera maintenue sous le numéro d’identification du membre du régime actuel – les chèques, cartes d’identification et correspondance seront émis au nom du conjoint survivant. Le nom du membre du régime décédé continuera de figurer sur la facturation.

  • Recherchez le membre du régime actif.
  • Accédez à la section Personnes à charge.
  • Cliquez sur les points de suspension (...) sous la colonne Action, pour la personne à charge dont vous souhaitez résilier la couverture, puis cliquez sur Résilier. Une fiche Résiliation de couverture de la personne à charge s’affiche.
  • Entrez la première date sans couverture.
  • Cliquez sur Résilier.

  • Le message de confirmation s’affiche.

    • Si vous souhaitez procéder à la résiliation, cliquez sur Confirmer.
    • Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Annuler.

  • La résiliation de la couverture de cette personne à charge modifie-t-elle la situation familiale du membre du régime ? Si oui, allez à la section Renseignements sur la couverture.

    • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone pour ouvrir les zones à remplir.
    • Pour les garanties d’assurance maladie, sélectionnez le niveau de couverture dans le menu déroulant.
    • Entrez la date d’entrée en vigueur.
    • Cliquez sur Enregistrer.

  • Accédez à la section Renseignements sur l’emploi.

    • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone.
    • Changement de la situation familiale.
    • Entrez la date d’entrée en vigueur.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Sélectionnez Rechercher/modifier membre du régime.
  • Recherchez le membre du régime pertinent.
  • Accédez à la section Renseignements sur l’emploi.
  • Cliquez sur Modifier.
  • Sélectionnez la division de facturation appropriée dans le menu déroulant Division de facturation.
  • Entrez la date d’entrée en vigueur de la modification.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Cette fonction vous permet de passer en revue toutes les mises à jour et modifications que l’utilisateur a apportées au cours des sept dernières années. Vous pouvez effectuer une recherche par type d’opération, par plage de dates précises ou se rapportant à un enregistrement de membre du régime spécifique. C’est une excellente façon de voir l’historique des opérations effectuées au fil du temps.

  • Cliquez sur Mon sommaire des opérations dans la barre de menus de gauche.
  • Entrez les critères de recherche tels que les plages de dates de début et de fin, le type d’opération ou le numéro d’identification du membre du régime.
  • Cliquez sur Rechercher. Une liste des enregistrements des membres du régime avec les opérations effectuées s’affiche.
  • Cliquez sur Livrets/Contrats dans la barre de menus de gauche.
  • Une liste des livrets, contrats et lettres administratives s’affichera.
  • Choisissez la barre de menus pertinente et cliquez sur Afficher pour l’ouvrir.

Vous pouvez facilement basculer entre les livrets anglais et français (le cas échéant).

  • Cliquez sur Afficher les factures à partir de la barre de menus de gauche.

  • Sélectionnez le type de facturation que vous souhaitez consulter (le cas échéant).

    • Facturation groupée/SAS prévus au budget
    • Facturation en fonction des demandes de règlement (à terme échu)
  • Sélectionnez le mois et l’année.
  • Cliquez sur Rechercher.
  • Lorsque la facturation repose sur des divisions de facturation, chaque facture s’affiche séparément. Cliquez sur le PDF de la facture à afficher.
  • Dans la section Ajouter un membre du régime, confirmez que vous souhaitez renoncer à la période probatoire en basculant le bouton à Oui. Confirmez que les critères sont remplis et sélectionnez Suivant pour continuer.
  • Si vous sélectionnez Oui pour renoncer à une période probatoire, vous verrez s’afficher une fenêtre contextuelle indiquant les critères à respecter.
  • Si le membre du régime ne répond pas aux critères, vous pouvez modifier votre réponse et sélectionner Non et la période probatoire s’appliquera.
  • Si vous acceptez les conditions de renonciation à la période probatoire, entrez Suivant et la couverture commencera à la date d’embauche.

Des outils sur les ressources humaines et le droit du travail, des modèles et des conseils pour vous aider à exercer vos activités et vous faire gagner du temps.

Survol Contrats de travail Outils, formulaires, listes de vérification et guides Politiques sur l’emploi Alertes Toutes les sections

Survol

 

Vous aurez accès à des renseignements qui permettront à votre entreprise d’économiser temps et argent.

Procurez-vous les outils, les services et les renseignements dont vous avez besoin. Nous savons fort bien que la gestion d’une entreprise n’est pas chose facile. C’est pourquoi nous voulons vous donner accès à des renseignements utiles.

Nous nous sommes associés à e2r®, un chef de file en matière de droit du travail et de soutien des ressources humaines, afin de vous fournir le site Web Centre de soutien RH RBC Assurances®, qui vous donne accès à :

  • des modèles de documents, des listes de contrôle et des politiques de ressources humaines prêts à utiliser et GRATUITS ;
  • des guides de gestion GRATUITS pour comprendre divers sujets liés aux ressources humaines ;
  • de l’information à jour sur les pratiques de gestion des ressources humaines et le droit du travail.

e2r Logo

Les ressources de la présente section ont été fournies par e2r®

e2r®, grâce à ses avocats spécialisés en droit du travail et à ses intervenants en ressources humaines chevronnés, fournit aux employeurs canadiens un soutien illimité pour les questions d’ordre juridique et touchant les ressources humaines, dont des contrats de travail, des manuels à l’intention des employés, des programmes de gestion du rendement ainsi que des stratégies et des conseils illimités donnés de vive voix. Pour en apprendre davantage sur les services et le soutien de e2r®, veuillez visiter son site Web.

 

Outils, formulaires, listes de vérification et guides

 

Pour accéder à ces ressources, cliquez sur le lien, qui vous mènera à la page d’ouverture de session du Programme d’aide aux employés. Entrez votre nom d’utilisateur (rbcfr) et votre mot de passe (rbcfr).

 

Alertes sur des questions d’ordre juridique / les RH

 

Soyez au fait des derniers événements en matière de droit du travail et de ressources humaines. Suivez le lien ci-dessous vers la page e2r® Alertes pour connaître les plus récentes pratiques exemplaires et exigences prévues par la loi qui vous aidera à gérer votre main-d’œuvre. Vous pouvez aussi recevoir des alertes par courriel en vous inscrivant au lien ci-dessous.

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Boîte à outils pour le bien-être au travail

54 % des membres de régime ont au moins un diagnostic d’une affection/maladie chronique1

80 % des travailleurs canadiens déclarent que leur bien-être global s’améliorerait si leur employeur leur offrait un programme de bien-être personnalisé2

94 % des travailleurs canadiens sont plus enclins à travailler pour un employeur qui se préoccupe de leur santé et de leur bien-être2

Les meilleurs employeurs comprennent l’importance d’avoir des programmes qui favorisent la santé et le bien-être de leurs employés. Les employés s’attendent non seulement à ce que leur employeur leur propose des services de soutien au bien-être, mais des études montrent que les employés en bonne santé sont plus motivés, ont un meilleur taux d’assiduité et sont plus productifs. De plus, les maladies chroniques et les problèmes de santé mentale sont en augmentation, si bien que de nombreux employés éprouvent des difficultés à donner le meilleur d’eux-mêmes au travail, et que les employeurs doivent faire face à des coûts croissants liés aux demandes de règlement. Proposer un service de soutien au bien-être est plus essentiel que jamais – pour vos employés d’abord et avant tout, mais aussi pour votre entreprise.

Le bien-être joue également un rôle important lorsqu’il s’agit d’attirer et de retenir les meilleurs talents. Les meilleurs profils ont le choix lorsqu’il s’agit de trouver un employeur, et nombre d’entre eux se basent sur les services de soutien au bien-être et sur les régimes d’avantages sociaux pour prendre leur décision. Quelle est la difficulté pour les employeurs ? Savoir par où commencer lorsqu’il s’agit d’élaborer une stratégie convaincante de bien-être au travail. RBC Assurances est là pour vous aider.

Commençons.

La Boîte à outils pour le bien-être au travail de RBC Assurances vous guidera tout au long de votre parcours. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

  • Un cadre pour évaluer les besoins de votre personnel en matière de bien-être
  • Des outils pour aider à planifier et à mettre en œuvre des initiatives visant à répondre à ces besoins
  • Des moyens de surveiller les progrès

En suivant les instructions, étape par étape, de ce guide, en utilisant les modèles et outils de communication prêts à l’emploi et en tirant parti des programmes inclus dans votre régime d’assurance collective de RBC Assurances, vous pouvez créer une stratégie de bien-être personnalisée pour votre entreprise.

1) Sondage Sanofi Canada sur les soins de santé 2019

2) Sondage Ipsos pour le compte de RBC Assurances 2019

Pour commencer

En suivant quelques étapes judicieuses, vous pouvez créer une culture du bien-être permettant aux employés de s’épanouir. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales étapes.

Pour des conseils détaillés sur la façon de mettre en œuvre chaque étape, consultez cette liste de vérification. Et quelle que soit l’approche que vous privilégiez – une formule clé en main ou une solution plus complète pour votre programme bien-être – n’oubliez pas que de nombreuses options sont proposées pour vous aider à personnaliser le programme en fonction de vos besoins.

Soutien et ressources pour les administrateurs de régime

Votre spécialiste, Relation clientèle, de RBC Assurances est là pour vous épauler. Votre représentant peut organiser une séance afin de passer en revue la liste de vérification et de vous donner un aperçu du programme Bien-être RBC Assurances, du Programme d’aide aux employés et à leur famille et des autres services qui vous sont offerts. D’autres séances peuvent être organisées pour présenter ces programmes de bien-être à vos employés et leur fournir des renseignements sur la façon d’y accéder. Communiquez avec votre représentant dès aujourd’hui pour prendre rendez-vous au moment qui vous convient le mieux.

Vous êtes prêt à créer une culture du bien-être au sein de votre organisation ? Commencez dès maintenant avec la liste de vérification du bien-être au travail !

Utilisez cette liste de vérification pour guider la mise en œuvre de votre stratégie de bien-être, en utilisant les ressources mises à votre disposition dans le cadre de votre assurance collective RBC Assurances. En élaborant un plan stratégique, vous aiderez vos employés à donner le meilleur d’eux-mêmes au travail.

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Mobiliser la direction de l’entreprise

Organisez une réunion avec votre équipe de direction pour présenter le concept de bien-être au travail et obtenir son soutien.

Pourquoi est-ce important ? La réussite d’un programme de bien-être au travail commence par une mobilisation des dirigeants de l’entreprise. La réussite durable dépend d’un soutien continu, et les employés sont plus enclins à participer à des programmes de bien-être qui sont encouragés par les dirigeants.

Comment y parvenir ? Vous avez besoin d’aide pour présenter à vos dirigeants le concept de bien-être au travail ? Nous avons ce qu’il vous faut. Votre spécialiste, Relation clientèle, de RBC Assurances peut animer ou appuyer la conversation. Appelez-le dès aujourd’hui pour convenir d’un rendez-vous.

Partagez cette courte vidéo avec les dirigeants de votre entreprise sur les avantages du bien-être au travail et les caractéristiques du programme Bien-être RBC Assurances afin de présenter rapidement le sujet.

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Mobilisez l’ensemble de l’équipe

Envoyez un plan d’action clair avec le modèle de communication aux employés

Pourquoi est-ce important ? L’adhésion des employés au programme Bien-être RBC Assurances est essentielle au succès de votre stratégie de bien-être au travail. Le programme Bien-être RBC Assurances deviendra un outil important pour évaluer les besoins de vos employés et leur offrir des activités et des renseignements sur leur bien-être.

Comment y parvenir ? Cette communication aura une incidence plus grande si elle est envoyée par un haut dirigeant de votre entreprise. Demandez à un dirigeant d’encourager les employés à s’inscrire afin que tous puissent participer ensemble. Fixez une date limite pour l’inscription.

Organisez une séance d’information pour les employés

Pourquoi est-ce important ? Votre spécialiste, Relation clientèle, RBC Assurances peut profiter de cette occasion pour faire connaître tous les services de bien-être offerts à vos employés, comme le Programme Bien-être, le Programme d’aide aux employés Travail/Vie privée, Teladoc et les services de santé mentale complémentaires, afin qu’ils soient au courant de tous les soutiens qui leur sont offerts.

Comment y parvenir ? Contactez votre spécialiste, Relation clientèle, afin de planifier une démonstration à l’intention de votre équipe. Votre représentant fera une présentation aux employés afin de s’assurer qu’ils sont fin prêts à commencer à bénéficier de tous les programmes et services.

Faites-en un peu plus afin de présenter les programmes et services à vos employés
  • Partagez cette vidéo promotionnelle du Programme Bien-être avec vos employés.

  • Affichez ces brochures dans la salle de repas de votre lieu de travail, dans d’autres zones communes ou distribuez-les à chaque employé par voie électronique :

    Programme Bien-être Programme d’aide aux employés et à leur famille Teladoc Services de soutien en santé mentale
  • Présentez ces services de soutien au bien-être lors de votre prochaine réunion d’employés.
  • Organisez une fête de lancement du Programme Bien-être parallèlement à la réunion des employés. Si le budget le permet, incluez des collations saines et des bouteilles d’eau ou organisez un tirage au sort pour avoir la chance de gagner un Fitbit, un abonnement à une salle de sport, une carte-cadeau (que vous pouvez acheter à prix réduit sur la plateforme Bien-être !) ou tout autre cadeau lié au bien-être qui, selon vous, plairait à votre équipe.
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Établir un plan de référence

Encouragez vos employés à remplir l’évaluation du bien-être global dans la plateforme Bien-être.

Pourquoi est-ce important ? En remplissant cette évaluation, vos employés disposeront de renseignements personnels sur les risques pour leur santé, ce qui les incitera à agir. Vous recevrez des données importantes et consolidées sur les besoins de vos employés et leur « disposition » à améliorer leur santé (pour les clients ayant plus de 50 employés inscrits). Remarque : pour préserver la confidentialité des employés, les données individuelles des employés ne sont pas visibles pour l’employeur.

Comment y parvenir ? En quelques clics seulement, vous pouvez envoyer une communication modèle à tous les employés pour les inciter à remplir le questionnaire d’évaluation du bien-être global. Reportez-vous à la rubrique « Promouvoir les évaluations de santé » du Guide de l’administrateur du programme Bien-être pour en savoir plus.

Passez en revue les données relatives aux demandes de règlement de votre régime d’assurance collective

Pourquoi est-ce important ? L’examen des données des demandes de règlement de votre régime d’avantages sociaux peut révéler des facteurs de risque propres à votre groupe d’employés, ce qui vous aidera à cibler des activités de bien-être pour répondre aux besoins de vos employés et à suivre les progrès au fil du temps.

Comment y parvenir ? L’accès à ces renseignements est simple :

Remarque : Certains rapports ne sont accessibles qu’aux employeurs comptant plus de cinq employés. Si vous avez besoin d’aide pour analyser les données des rapports, communiquez avec votre spécialiste, Relation clientèle, RBC Assurances.

Remplissez l’Évaluation d’un milieu de travail sain

Pourquoi est-ce important ? Mesurer l’état de santé actuel de votre environnement et de vos pratiques d’entreprise, qui sont des facteurs importants de la santé des employés, servira de base pour évaluer les progrès réalisés au fil du temps.

Comment y parvenir ? Remplissez l’Évaluation d’un milieu de travail sain lors du lancement et recommencez à intervalles réguliers (il est recommandé de le faire chaque année) afin de cerner les domaines dans lesquels des progrès ont été réalisés et ceux sur lesquels votre entreprise pourrait choisir de se concentrer à l’avenir.

Distribuez le sondage d’intérêt sur le bien-être à vos employés

Pourquoi est-ce important ? Ce sondage vous aidera à comprendre les types de programmes de bien-être qui intéressent vos employés et comment ils préfèrent y participer. Cette rétroaction, ainsi que les données recueillies ci-dessus, sont importantes pour la création d’une stratégie de bien-être adaptée aux besoins et aux désirs de vos employés. Cette personnalisation rendra plus efficaces vos efforts en vue de soutenir le bien-être des employés

Comment y parvenir ? Envoyez le sondage d’intérêt sur le bien-être aux employés à intervalles réguliers (il est recommandé de le faire chaque année). Nous vous recommandons de copier les questions dans un outil de sondage, comme SurveyMonkey, afin de protéger l’anonymat et de simplifier la consolidation des réponses. N’hésitez pas à personnaliser le sondage en y ajoutant des questions pertinentes pour votre entreprise.

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Déterminer les objectifs de bien-être au travail

Définissez un ou plusieurs objectifs de bien-être au travail

Pourquoi est-ce important ? En définissant des objectifs clairs, vous pourrez concentrer vos efforts et disposer d’une base de référence pour mesurer les progrès de votre programme de bien-être au travail au fil du temps.

Comment y parvenir ? À l’aide des valeurs de référence de l’étape 3, déterminez un ou plusieurs objectifs prioritaires. Il doit s’agir d’objectifs généraux. Le plan d’action détaillé à l’étape 6 comportera des tactiques plus précises pour atteindre ces objectifs. Voici quelques exemples d’objectifs :

  • Faire mieux connaître aux employés les programmes existants de soutien en santé mentale
  • Améliorer les connaissances des gestionnaires en matière de santé mentale au travail
  • Améliorer le milieu de travail pour favoriser la santé physique
  • Favoriser une saine alimentation

Reportez-vous à l’Évaluation d’un milieu de travail sain pour obtenir des pistes supplémentaires. Les résultats obtenus au cours de la première année peuvent servir de référence pour fixer les objectifs futurs. Une fois les employés engagés dans le programme, des objectifs plus ciblés peuvent être définis en fonction de leurs besoins. Par exemple, les objectifs pour la deuxième année du programme peuvent être axés sur les problèmes de santé spécifiques qui contribuent à la plus grande proportion des coûts des sinistres ou sur les risques de santé les plus importants parmi vos employés selon les résultats de l’évaluation du bien-être global.

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Évaluer les ressources disponibles

Cernez la capacité des employés à mener ou promouvoir les activités de bien-être.

Pourquoi est-ce important ? La participation des employés à la planification et à la promotion des activités peut être un puissant facteur de motivation qui encouragera leurs collègues à s’impliquer.

Comment y parvenir ? Examinez si quelqu’un est en mesure, ne serait-ce qu’une heure par semaine, de planifier des activités supplémentaires de bien-être au travail qui contribuent aux objectifs de votre entreprise en matière de bien-être.

Vous voulez en faire plus ? Envisagez de sonder vos employés pour voir s’ils sont disposés à se porter volontaires pour faire partie d’un comité du bien-être qui aiderait à planifier et à mettre en œuvre des activités de bien-être et à faire connaître les programmes de soutien au bien-être. La participation d’un membre de la direction au soutien du comité en améliorera l’efficacité.

Vérifiez le budget : y a-t-il de la place pour en faire plus ?

Pourquoi est-ce important ? Plus vous pouvez en faire, plus vous avez de chances de mobiliser votre équipe. Vérifiez si vous pouvez obtenir des financements pour les activités de bien-être au travail.

Comment y parvenir ? Communiquez avec votre personnel des ressources humaines ou de budgétisation pour connaître les fonds disponibles afin de prioriser le bien-être au travail.

Vous voulez en faire plus ? Demandez-vous si votre entreprise est disposée à offrir des incitatifs ou des récompenses supplémentaires aux employés qui participent à des activités de bien-être dans le cadre de la plateforme du Programme Bien-être RBC Assurances, notamment par le biais de défis, de l’évaluation du bien-être global et plus encore. Cela peut se faire au moyen de la plateforme Bien-être. RBC Assurances s’occupera de la mise en œuvre en votre nom, en veillant à ce que vos employés soient récompensés comme vous le souhaitez. Consultez le Guide de récompenses de mieux-être pour en savoir plus.

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Élaborer un plan d’action pour atteindre les objectifs

Après avoir établi les objectifs de votre entreprise et évalué les ressources disponibles, vous pouvez mettre au point des tactiques pour les atteindre. N’oubliez pas de faire en sorte que ces objectifs soient spécifiques, mesurables, réalisables, raisonnables et assortis d’une échéance. Si le programme vient d’être lancé auprès de vos employés, vous pouvez commencer par fixer des objectifs modestes d’inscription et de participation au programme et à d’autres activités. Par exemple :

  • Accroître la participation au programme de mieux-être numérique : dans les 6 mois suivant le lancement, 50 % des employés se seront inscrits au programme de bien-être.
  • Organisez un défi d’entreprise sur le nombre de pas et un défi d’entreprise sur les habitudes au cours de l’année civile et visez un taux de participation d’au moins X % pour chacun.
  • Rencontrez le fournisseur de la machine distributrice ou de la cafétéria pour lui demander de fournir plus d’options santé
  • Mettez en place un programme de pauses-étirements pour les employés et donnez-leur des fiches d’exercices ainsi que des liens vers des vidéos

Commencez par les activités ci-dessous qui sont déjà incluses dans votre régime de Solutions d’assurance collective RBC Assurances. Consultez la Liste de suggestions d’activités bien-être pour trouver d’autres idées d’activités.

Lancez un défi d’entreprise afin de motiver vos employés

Pourquoi est-ce important ? Les défis bien-être d’entreprise peuvent motiver les employés à adopter des comportements plus sains. Ils sont conçus pour encourager la participation en groupe, susciter une émulation amicale, favoriser une culture du mieux-être et mettre en place un système de soutien entre collègues.

Comment y parvenir ? Pour commencer, choisissez un ou plusieurs défis de la plateforme Bien-être qui correspondent aux objectifs de bien-être au travail que vous avez définis. Vous trouverez des directives étape par étape dans la rubrique « Défis d’entreprise » du Guide de l’administrateur du programme Bien-être.

Vous voulez en faire plus ? Planifiez d’autres activités de bien-être pour contribuer aux objectifs définis à l’étape 4 et répondre aux besoins et aux désirs de vos employés. Reportez-vous à l’Évaluation d’un milieu de travail sain que vous avez remplie dans cette boîte à outils pour trouver d’autres idées d’activités de bien-être qui correspondent à votre budget.

Faites connaître les ressources de bien-être déjà incluses dans votre couverture d’assurance collective RBC Assurances

Pourquoi est-ce important ? Économisez du temps et de l’argent en utilisant les ressources de bien-être existantes.

Comment y parvenir ? Votre régime d’assurance collective prévoit des programmes qui favorisent la santé des employés. Nous vous recommandons de créer un calendrier du bien-être et de prévoir des dates précises (p. ex., une fois par trimestre) auxquelles vous rappellerez à vos employés les programmes auxquels ils ont accès.

Consultez la liste des ressources à la fin de ce guide.

Partagez les communications du programme Bien-être RBC Assurances avec vos employés

Pourquoi est-ce important ? Pour vous aider à favoriser la santé de vos employés, RBC Assurances prévoit diverses activités tout au long de l’année, comme des campagnes promotionnelles sur les avantages, des webinaires sur le bien-être et des communications. Ces dernières couvrent un éventail de sujets sur les aspects physique, mental et financier du bien-être. Elles fournissent des informations précieuses à vos employés et mettent en évidence les ressources dont ils disposent grâce à leur régime d’assurance collective.

Comment y parvenir ? Nous vous fournirons des communications prêtes à l’emploi à transmettre à vos employés. Surveillez les communications sur le bien-être du « Bureau national de RBC Assurances ».

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Prendre régulièrement le pouls de votre entreprise

Accédez aux rapports dans le panneau Administrateur du programme Bien-être

Pourquoi est-ce important ? Le suivi des niveaux de mobilisation, de l’efficacité et de l’enthousiasme à l’égard de vos programmes de bien-être vous aidera à réagir rapidement et à apporter des modifications si nécessaire.

Vérifiez les valeurs de référence établies à l’étape 3

Cela devrait être fait au moins une fois par an pour voir la progression de votre entreprise par rapport aux objectifs définis à l’étape 4.

Actualisez les objectifs, les ressources et les activités

Vérifiez si les objectifs de bien-être de votre entreprise doivent être révisés pour la période à venir, quelles ressources sont disponibles et quelles activités doivent être planifiées pour atteindre ces objectifs. Revenez sur les étapes 3 à 7 au moins une fois par an.

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Liste de vérification de l’implantation

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Téléchargez cette fiche de synthèse de la liste de vérification de l’implantation pour faciliter la discussion avec votre équipe de direction ou votre comité du bien-être.

Vous souhaitez en savoir plus ou vous avez besoin d’aide ? Voici quelques sites Web et outils pratiques :

Mise en œuvre du programme de bien-être

Plateforme numérique du programme Bien-être RBC Assurances

Autres ressources de bien-être pour les employés

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Votre spécialiste, Relation clientèle, de RBC Assurances est là pour vous épauler.

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