Conserver en toute sécurité les documents importants chez soi

Un système simplifié et sécurisé permet de se préserver du sentiment de frustration et de panique que suscite le besoin de trouver un document au pied levé. De plus, en cas de sinistre ou d’événement important de la vie, un archivage bien organisé vous permettra, à vous et aux personnes de votre entourage en qui vous avez confiance, de trouver ce qui est indispensable en cas de besoin.

Sécurité et accès rapide sont des facteurs importants à prendre en compte pour garder un document en sécurité. Que ce soit numériser des documents de sauvegarde ou garder en sécurité l’original de documents physiques, tels que des passeports ou certificats de naissance, à des fins d’identification, voici quelques conseils pour vous aider à conserver vos documents essentiels en sécurité.

Points à retenir

• • Nous possédons tous divers types de documents importants qui doivent être protégés.

• • Il est important de conserver en lieu sûr les pièces d’identité, les documents d’assurance et de nature financière ou juridique, ainsi que les documents relatifs à la santé, au logement, aux véhicules et à l’emploi.

• • Vous pouvez conserver vos documents importants dans un coffre, un classeur ou un coffre-fort à l’épreuve du feu.

• • Les sauvegardes de documents importants peuvent être protégées par mot de passe sur des services numériques infonuagiques.

• • Déchiquetez toujours les documents importants que vous n’utilisez plus.

Quels sont les documents importants à conserver dans un endroit sûr ?

Il convient avant tout de déterminer ce qui est important. Voici ci-après une liste des différents types de documents à organiser pour les conserver bien en sécurité. 

Pièces d’identité et documents d’identification personnelle

Il n’y a pas de mal à avoir certains de ces documents sur vous quand vous sortez (par exemple, vous devez avoir votre permis de conduire quand vous prenez le volant), mais d’autres, comme le numéro d’assurance sociale, doivent être mémorisés et ne doivent jamais vous suivre dans votre portefeuille ou sac à main.

Parmi les documents de preuve d’identité, mentionnons :

• • le passeport (il est bon de l’avoir sur soi en voyage, mais de le ranger dans un endroit sûr le reste du temps)

• • la carte et le numéro d’assurance sociale (ne pas consigner par écrit le numéro et s’assurer de laisser sa carte chez soi)

• • le certificat de naissance et les dossiers d’adoption

• • le certificat de mariage ou le jugement de divorce

• • les documents relatifs à la citoyenneté

• • le permis de conduire

• • une pièce d’identité avec photo délivrée par le gouvernement

Il est important de faire des copies de tous vos documents d’identification et de conserver ces copies chez vous en cas de perte des documents.

Documents de nature financière et juridique

Conservez vos documents de nature financière et juridique en lieu sûr (mais facilement accessible) pour les opérations bancaires, les règlements relatifs à la garde des enfants et la planification successorale. Assurez-vous d’y inclure :

• • les testaments et les documents de planification successorale

• • les procurations pour soins de santé et les mandats

• • les renseignements sur les comptes bancaires

• • les détails des comptes de placement et de retraite

• • les déclarations et documents fiscaux

• • les ententes relatives à la garde des enfants

• • les documents d’assurance vie

Dossiers médicaux

Le choix des documents relevant de cette catégorie à conserver peut varier. Vous n’aurez peut-être pas besoin du formulaire d’admission aux urgences pour la fois où la découpe de la dinde a mal tourné, mais vous devrez y inclure tout ce qui touche à votre santé et à votre bien-être en général.

 Les dossiers médicaux comprennent :

• • les renseignements sur l’assurance maladie, y compris la carte de santé et toute autre assurance (notamment les renseignements relatifs aux avantages sociaux offerts par votre employeur)

• • les antécédents médicaux et les ordonnances

Documents relatifs aux propriétés et aux logements

Que vous soyez propriétaire ou locataire, il y a des tas de documents qu’il est important de conserver à portée de main à titre de référence ou en cas de sinistre :

• • les documents relatifs à la propriété, tels que l’acte de propriété ou l’hypothèque

• • les contrats de bail ou de location, y compris les quittances de loyer si le propriétaire vous les fournit

• • les polices d’assurance de biens pour les propriétés et l’habitation ou unité locative

• • les évaluations

• • les factures de taxe foncière

• • les reçus pour rénovation et les lettres de remise en état pour les modifications structurelles (telles que le remplacement du câblage électrique pour enlever les vieux boutons et tubes en porcelaine), au cas où vous auriez besoin d’en fournir la preuve à votre compagnie d’assurance

Documents relatifs aux véhicules

La possession d’un véhicule s’accompagne d’une quantité de documents qu’il convient d’organiser. Gardez ces documents sur vous lorsque vous prenez le volant et conservez-en des copies chez vous :

• • le certificat d’immatriculation du véhicule et le titre de propriété (gardez-les dans votre véhicule)

• • les polices d’assurance automobile

• • le numéro d’identification du véhicule (NIV), que vous trouverez également sur le tableau de bord, sous le pare-brise du côté du conducteur

Conservez les documents relatifs à l’historique de l’entretien du véhicule et des réparations effectuées. Même s’il n’est pas nécessaire de les garder dans votre véhicule, il est bon de les conserver, dans la mesure où ils procurent une idée générale sur la fiabilité et la sécurité de votre véhicule.

Dossiers relatifs à la formation et à l’emploi

Ce diplôme a coûté très cher et mérite d’être conservé. De nombreuses carrières, notamment dans l’immobilier et l’enseignement, exigent que vous renouveliez ou actualisiez vos permis et accréditations, d’où l’importance de conserver vos dossiers relatifs à la formation et à l’emploi en lieu sûr et à portée de main. Les dossiers relatifs à la formation et à l’emploi comprennent :

• • les relevés de notes et les diplômes

• • les accréditations et les permis professionnels

Où conserver les documents importants ?

Différents types de documents préconisent des méthodes de conservation variées. Quelle que soit la méthode que vous choisissez pour organiser et conserver vos papiers, il est conseillé de les garder à l’abri de la chaleur et de l’humidité. Conservez les documents papier importants dans des pochettes en plastique (évitez toutefois le chlorure de polyvinyle, également appelé « PVC », qui peut dégrader rapidement les matériaux).

Si vous constatez, en organisant vos documents, que vous n’avez plus besoin d’un reçu, d’un relevé bancaire ou d’autres documents importants, passez-les à la déchiqueteuse avant de les jeter. Renseignez-vous auprès de votre municipalité sur la meilleure façon de se débarrasser du papier déchiqueté dans votre région, car les règles varient. 

Considérez ces solutions de rangement lorsque vous vous attaquez à l’organisation de vos documents.

Coffre

Les originaux de documents tels que les preuves d’identité, les certificats, les cartes d’assurance sociale et les documents de droit de propriété peuvent être rangés dans un coffre. Il peut être utile de partager l’accès à votre coffre avec un membre de la famille ou un ami en qui vous avez confiance. Advenant votre décès ou un accident, ils pourront rapidement accéder à vos documents importants. Renseignez-vous auprès de votre banque sur l’ouverture d’un coffre à votre succursale.

Coffre à l’épreuve du feu et de l’eau

Si vous devez conserver des documents confidentiels ou importants à la maison plutôt que dans une banque ou une institution financière, songez à vous procurer un coffre à l’épreuve du feu et de l’eau pour protéger vos documents en cas d’incendie ou d’inondation. Vous pouvez en général vous procurer un tel coffre dans les grandes quincailleries, les magasins de fournitures de bureau ou auprès de divers détaillants en ligne.

Classeur

Le classeur existe depuis les années 1890, et ce, pour de bonnes raisons. C’est la bête de somme de l’efficacité et de la gestion des documents, mais vous devez faire attention à l’endroit où il est placé, pour vous assurer que vos documents restent en sécurité. Nous vous recommandons de le garder dans un endroit sec et frais, afin que vos documents restent structurellement intacts et lisibles.

Stockage infonuagique

Vivre au 21^e siècle a ses avantages, et les solutions de stockage numérique sont une excellente option pour conserver des copies de sauvegarde de vos documents importants. Veillez à appliquer une protection par mot de passe (certains sites vous aident à générer des mots de passe sûrs composés d’une série de caractères et de chiffres) pour ajouter une sécurité supplémentaire à vos documents personnels. Vous pouvez conserver les mots de passe dans un carnet que vous gardez dans votre coffre fermé à clé.

Néanmoins, quelles que soient les mesures que vous prenez pour protéger vos documents et votre identité en ligne, vous courez toujours un risque. La cyberassurance contribue à réduire les incidences financières du cybercrime en couvrant les frais juridiques, les coûts d’une enquête ou les coûts de rétablissement des données volées ou corrompues. Il est facile d’ajouter cette couverture à votre police d’assurance habitation de RBC Assurances.

Toujours avec vous

Il est parfois nécessaire d’emporter avec soi certaines choses que l’on utilise au quotidien. Gardez votre permis de conduire ou votre carte d’identité précieusement sur vous lorsque vous sortez.

Il n’y a pas que les documents importants que vous voudrez garder en sécurité chez vous. Parlez à un conseiller de RBC Assurances pour savoir comment une assurance habitation adéquate peut vous aider à vous protéger, vous et votre famille.

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